Ohne Digitalisierung und einen eigenen IT-Manager ist heute ein effizienter Bürobetrieb gar nicht mehr vorstellbar.
Als wir im Jahre 1992 begannen, hatte noch nicht einmal jedes Unternehmen ein Faxgerät, E-Mails waren nahezu unbekannt, und es gab bei uns in der Kanzlei am Valentinskamp einen Computer im Sekretariat und zwei Computer in einem separaten EDV-Raum. Letztere mussten sich die Mitarbeiter teilen, um die Buchhaltung als Stapel-Verarbeitung eingeben zu können.
Those were the days ...
Verglichen mit den heutigen Anforderungen und dem Stand der Technik im Smartphone- und Tabletzeitalter erscheint einem der Zustand von vor 25 Jahren wie die technische Steinzeit. Heute ist ohne die Digitalisierung ein effizienter Bürobetrieb nicht mehr vorstellbar.
Hauseigenes IT-Management
Es stellen sich aber andere Probleme, so zum Beispiel, wie die Flut der E-Mails noch beherrscht werden kann oder der Schutz sensibler Mandantendaten gewährleistet bleibt. Eine Kanzlei unserer Größenordnung ist ohne eigenen IT-Manager also gar nicht mehr denkbar.
Nail Sert ist IT-Consultant bei bdp.
Digitale Kommunikation und Datenverarbeitung
Die Kommunikationsanforderungen gerade auch im internationalen Bereich steigen permanent. Wir haben alle Büros darauf getrimmt, DATEV online buchen zu können. Viele Belege erhalten wir bereits elektronisch und können so den Mandanten zeitnah und detailliert bessere Ergebnisse liefern.
bdp Hamburg informiert über die Vorteile der Online-Buchhaltung.
Wir fördern die Kommunikation durch viele Videokonferenzen mit dem Programm „Zoom“, welches einwandfreie Bild- und Tonqualität auch bei vielen Teilnehmern in den verschiedensten Ländern dieser Erde aufweist. Wir haben die Erkenntnis gewonnen, dass viele Besprechungen effizienter und nachhaltiger werden, wenn man nicht nur eine Telefonkonferenz durchführt, sondern sich bei dem Gespräch auch sieht.
Wir setzen digitale Diktiersysteme ein, deren Sprachdaten über das iPhone in jedes unserer Büros weltweit gesendet werden können, und auch zunehmend Spracherkennungssoftware für unsere Schriftsätze. Wir sind der festen Überzeugung: Nur wer in diesem Sektor stets auf der Höhe der Zeit ist, kann die immer schnelleren Anforderungen der Kunden auf Dauer erfüllen.
Büro wird papierlos
So geht der Trend zum papierlosen Büro, die elektronische Ablage und das Datenmanagement gewinnen hohe Bedeutung. Ich selbst arbeite, bedingt auch durch die vielen Dienstreisen, seit mehr als vier Jahren absolut papierlos.
Moderne Software für die Bearbeitung großer Datenbestände
Für den Bereich der Unternehmensplanung, bei dem wir viele Mandanten laufend unterstützen, setzen wir ein von Holger Schewe selbst entwickeltes und permanent verbessertes hochkomplexes Planungs- und Reportingtool ein. Mit dem Programm IDEA, das auch von den Außenprüfern des Fiskus verwendet wird, prüfen wir große Datenbestände und simulieren Betriebsprüfungen vorab. Eine rein händische Bearbeitung würde heutzutage zu keinen befriedigenden Ergebnissen mehr führen.
Deutsch-chinesische Schulung zum bdp-Reportingtool in Tianjin.
Zum Service eine Steuerkanzlei gehört aber auch, dass wir unsere Mandanten mit diesen gestiegenen Anforderungen nicht alleine lassen. Unser IT-Manager, Nail Sert, steht Ihnen deshalb auch als Ansprechpartner zur Verfügung.
