Gesetzlich vorgeschriebene oder freiwillige Prüfungen untersuchen, ob die Rechnungslegungsvorschriften eingehalten wurden
Die Jahresabschlussprüfung ist eine Wirtschaftsprüfung, die untersucht, ob die Rechnungslegungsvorschriften eingehalten wurden. Die gesetzliche Abschlussprüfung erfolgt auf Basis des § 316 HGB, der alle mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften verpflichtet, den Jahresabschluss durch einen Abschlussprüfer prüfen zu lassen. Aber auch nicht prüfungspflichtige Unternehmen können eine freiwillige Prüfung machen lassen, etwa um ein besseres Rating bei der Bank zu bekommen.
Gründe für die Prüfung
Eine Kapitalgesellschaft, die die Größenordnung einer "Kleinen" überschreitet, ist vom Gesetz prüfungspflichtig. Die Größengrenzen sind bei Umsatzerlösen TEUR 9.680, Bilanzsumme TEUR 4.840 und 50 Mitarbeiter. Die Prüfungspflicht beginnt, wenn an zwei aufeinander folgenden Jahren mindestens zwei der drei Merkmale überschritten wurden. Zu Kapitalgesellschaften gehören auch Personengesellschaften, soweit keine natürliche Person Vollhafter ist. Eine freiwillige Jahresabschlussprüfung ist in einigen Fällen erforderlich, wenn einzelne Gesellschafter eine Prüfung des Abschlusses verlangen. Für andere Unternehmen kann eine Jahresabschlussprüfung sinnvoll sein, wenn eine Finanzierungsrunde ansteht oder Fremdkapital eingeworben werden soll. Ein geprüfter Jahresabschluss hat in der Finanzierungsbranche einen höheren Wert als ein nur mit Plausibilitätsprüfungen vom Wirtschaftsprüfer erstellter Abschluss.
Umfang der Prüfung
Die Prüfung des Jahresabschlusses beinhaltet die Bilanz, die Gewinn-und-Verlust-Rechnung, den Anhang, die komplette Buchführung, die Unternehmensplanung und bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften auch den Lagebericht.
Ablauf der Prüfung
Die Prüfung beginnt meist noch im laufenden Geschäftsjahr, in dem sich der Abschlussprüfer einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens verschafft und die Buchhaltung sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen prüft. Handelsregisterauszug, aktuelle Satzung und wichtige Verträge werden eingesehen.
Der nächste Schritt ist dann die Inventurkontrolle der Vorräte, bei der der Abschlussprüfer anwesend sein soll. Einige Wochen vor dem Beginn der eigentlichen Prüfung werden dann Saldenbestätigungen ausgewählt und versandt. Hierzu benötigt der Prüfer die Summen- und Saldenlisten der Debitoren und Kreditoren. Zur eigentlichen Prüfung wird dann die Buchführung eingesehen. Vorab fordert der Prüfer einen Ausdruck oder eine Excel-Datei der Summen- und Saldenliste.
Die meisten Prüferprogramme beginnen mit dem Einlesen und der Analyse der Daten. Bei der Prüfung vor Ort werden dann Konten und Belege, Berechnungsgrundlagen für die Bewertung der Vorräte und Rückstellungen sowie weitere Verträge und Planungsunterlagen benötigt. Der Prüfer freut sich über eine sogenannte Jahresabschlussakte, in der zu jeder Bilanz- und GuV-Position die Erläuterungen und benötigten Nachweise abgelegt sind. Wir haben für unsere Mandanten eine Liste der benötigten Unterlagen zusammengestellt, die Sie gerne bei uns anfordern können.
Kostentreiber der Prüfung
Probleme bereiten dem Wirtschaftsprüfer unabgestimmte Konten, zum Beispiel "durchlaufende Posten", auf denen alles erst einmal gesammelt wird, bis der Buchhalter weiß, wie der Beleg dann wirklich verbucht werden soll. Ein anderes Beispiel sind nicht auffindbare Belege, die gebucht sind, aber nicht mehr in der dafür vorgesehenen Akte abgelegt sind.
Häufig wird beim Buchen zu wenig Text in das Feld Buchungstext geschrieben oder die Konten sind nicht aussagefähig beschriftet. Dann ist es für den Prüfer schwerer sich in der Buchhaltung einen Überblick zu verschaffen und er muss mehr einzelne Belege einsehen. Die Jahresabschlussprüfung wird aufwendiger und teurer.
Verantwortlich ist das Unternehmen
Das Unternehmen ist für die Buchhaltung und die Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich. Wenn das Unternehmen dieses nicht mit eigenem Personal leisten kann, muss es einen Dritten beauftragen, der die Buchhaltung und den Jahresabschluss erstellt z. B. einen Steuerberater.
Softwareunterstützung
Heute werden alle Buchhaltungen und Jahresabschlüsse von prüfungspflichtigen Unternehmen elektronisch erstellt. Es gibt eine Reihe von guten Finanzbuchführungssoftware mit denen dann auch der Jahresabschluss erstellt werden kann, die von Wirtschaftsprüfern auf Ordnungsmäßigkeit geprüft wurden.
Was tun bei fehlerhaftem Abschluss?
Dass sich bei der Prüfung herausstellt, dass der Jahresabschluss in Teilen nicht ganz ordnungsgemäß ist, passiert bei mittelständischen Unternehmen schon mal und ist kein großes Problem. Der Wirtschaftsprüfer empfiehlt dem Unternehmen dann eine Umbuchung vorzunehmen, die zur korrekten Darstellung im Jahresabschluss führt. Das Unternehmen legt einen neuen Abschluss zur Prüfung vor und der Prüfer kann uneingeschränkt testieren. Es sollten nur nicht zu viele Umbuchungen sein.
Unabhängigkeit der Prüfer
Der Prüfer muss bei seiner Prüfung unabhängig sein. Daher darf die Nähe nicht zu eng sein. Der Wirtschaftsprüfer arbeitet sich schnell in das jeweilige Unternehmen ein, wichtig ist jedoch etwas Branchenerfahrung. Während der Prüfung ist jedoch eine gute Zusammenarbeit wichtig. Werden dem Wirtschaftsprüfer Steine in den Weg gelegt und angefragte Unterlagen nicht ausgehändigt, wird der Prüfer misstrauisch und prüft umso genauer.
Die Gesellschafter wählen den Wirtschaftsprüfer, und bei Unternehmen mit einem Aufsichtsrat ist dieser für die Beauftragung des Abschlussprüfers zuständig.
Eine gute Jahresabschlussqualität und ggf. eine freiwillige Prüfung kann das Rating erheblich verbessern. Im zweiten Halbjahr 2012 ist nun die Zeit, um hier Veränderungen für das laufende Geschäftsjahr anzustoßen.
