Management-Basics 8  Die Gesellschafterversammlung

Bei der Einberufung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen zeigen sich in der Praxis immer wieder typische Fehler und Nachlässigkeiten, die im schlimmsten Fall zur Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse führen.

Unproblematisch ist es nur, wenn eine Gesellschafterversammlung in Form einer Vollversammlung abgehalten wird und alle Gesellschafter anwesend sind. Sämtliche Gesellschafter können dann gemeinsam auf die Einhaltung von Form- und Fristvorschriften verzichten. Eine wirksame Beschlussfassung ist so möglich.

Unwirksame Beschlüsse

Sobald jedoch nicht alle Gesellschafter anwesend sind oder ein Gesellschafter Form- und Fristversäumnisse rügt, können Beschlüsse regelmäßig nicht wirksam gefasst werden.

Einzuberufen ist eine Gesellschafterversammlung immer dann, wenn es im Interesse der Gesellschaft erforderlich ist. Sie muss einberufen werden, wenn das Eigenkapital der Gesellschaft sich auf den halben Betrag des Stammkapitals reduziert hat, des Weiteren, wenn die Satzung der Gesellschaft weitere Gründe vorsieht.

Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung

Über die gesetzlich normierten Aufgaben der Gesellschafter regelt sich ebenfalls die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung und das Erfordernis deren Einberufung. Der Bestimmung der Gesellschafter unterliegen im Wege der Beschlussfassung u. a. folgende Aufgaben:

• Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Ergebnisses
• Einforderung von Einlagen, Rückzahlung von Nachschüssen, Teilung, Zusammenlegung oder Einziehung von Geschäftsanteilen
• Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern sowie deren Entlastung
• Maßregeln zur Prüfung und Überwachung der Geschäftsführung
• Bestellung von Prokuristen und Handlungsbevollmächtigten zum gesamten Geschäftsbetrieb
• Geltendmachung von Ersatzansprüchen sowie Vertretung der Gesellschaft in Prozessen gegen die Geschäftsführer

Einberufung durch den Geschäftsführer

Zuständig für die Einberufung einer Gesellschafterversammlung ist der Geschäftsführer der Gesellschaft. Sind mehrere Geschäftsführer bestimmt, kann die Gesellschafterversammlung von jedem Einzelnen einberufen werden. In bestimmten Fällen steht auch den Gesellschaftern selbst eine Einberufungskompetenz zu, so z. B., wenn deren Geschäftsanteile zusammen mindestens 10 % ausmachen. Ebenso können sämtliche Gesellschafter eine Gesellschafterversammlung verabreden, ohne dass diese Verabredung durch die Geschäftsführung mit der Einberufung einer zeitlich früheren Gesellschafterversammlung konterkariert werden darf. Soll auch Dritten eine Einberufungskompetenz eingeräumt werden, so ist dies in der Satzung der Gesellschaft zu regeln.

Die Frist für die Einladung beträgt mindestens eine Woche

Jeder Gesellschafter ist unter seiner der Gesellschaft mitgeteilten Anschrift zur Gesellschaftsversammlung einzuladen. Dies gilt auch, wenn der Gesellschafter beispielsweise vom Stimmrecht ausgeschlossen ist. Ist ein Gesellschafter nicht eingeladen worden, sind alle Beschlüsse dieser Gesellschafterversammlung nichtig. Das Gesetz verlangt die Einladung durch eingeschriebenen Brief. E-Mail, Fax oder gar nur eine telefonische Einladung genügen daher nicht, sofern die Satzung diesbezüglich keine ausdrücklichen Regelungen enthält.

Die Frist zur Einberufung einer Gesellschafterversammlung beträgt mindestens eine Woche. Eine Abkürzung dieser gesetzlichen Einberufungsfrist ist nicht zulässig.

Aus der Einladung zur Gesellschafterversammlung muss Ort, Zeit sowie die Identität des Einberufenden und die einberufende Gesellschaft hervorgehen. Ort und Zeit sind verkehrsüblich zu wählen, da anderenfalls Beschlüsse regelmäßig anfechtbar sind. Grundsätzlich sollte zusätzlich mit der Einberufung auch direkt die Tagesordnung mitgeteilt werden. Wird dies versäumt, so muss die Mitteilung spätestens innerhalb einer Frist von drei Tagen vor der Versammlung erfolgen, da anderenfalls eine sachgerechte Vorbereitung des Gesellschafters nicht möglich ist. Eine fehlende, unzureichende oder verspätete Ankündigung der Tagesordnung macht die Beschlussfassung unzulässig, d. h., gefasste Beschlüsse sind anfechtbar.

Tagesordnung muss präzise sein und drei Tage vorab vorliegen

Der Inhalt der angekündigten Tagesordnung muss so präzise sein, dass alle Gegenstände, über die Beschluss gefasst oder nur beraten werden soll, bekannt sind und der eingeladene Gesellschafter weiß, worum es geht. Nicht ausreichend sind allgemeine Tagesordnungspunkte wie „Satzungsänderung“, ohne dass konkretisiert worden wäre, was geändert werden soll. Sonst ist eine ausreichende Vorbereitung der Gesellschafter nicht möglich.

Sofern durch Gesetz nichts anderes zwingend vorgeschrieben ist, bedarf es bei der Beschlussfassung über einen Tagesordnungspunkt der einfachen Mehrheit. Ausnahmen ergeben sich zum Beispiel bei Satzungsänderungen oder der Auflösung der Gesellschaft. Die Satzung der Gesellschaft kann zudem andere (qualifizierte) Mehrheitserfordernisse vorschreiben.

Eine Protokollierung der Versammlung ist außer bei der Einmann-Gesellschaft sowie bei bestimmten satzungsändernden Beschlüssen gesetzlich nicht geregelt, empfiehlt sich jedoch immer aus Gründen des Nachweises. Die Protokollierung ist jedoch nicht Wirksamkeitsvoraussetzung eines gefassten Beschlusses.

Auch schriftliches Umlaufverfahren ist möglich

Neben der Gesellschafterversammlung in Form der tatsächlichen Zusammenkunft der Gesellschafter ist es auch möglich, Beschlussfassungen im schriftlichen Umlaufverfahren zu treffen oder auch nur telefonisch Übereinkunft über eine zu treffende Bestimmung zu erzielen. Voraussetzung ist jedoch, dass diese anderen Verfahren der Beschlussfassung entweder in der Satzung der Gesellschaft geregelt sind oder sich alle Gesellschafter damit einverstanden erklären. Auch in diesem Fall sollte auf jeden Fall die Beschlussfassung zu Nachweiszwecken ausreichend dokumentiert werden.

Fazit

Die Möglichkeiten der Beschlussfassung sind vielfältig. Auch wenn Einvernehmen im Gesellschafterkreis herrscht, sodass die inhaltliche Abstimmung und das tatsächliche Übereinkommen der Gesellschafter regelmäßig unproblematisch sind, sollte die Einberufung und Durchführung einer Gesellschafterversammlung immer den Anforderungen von Satzung und Gesetz genügen, um die Nichtigkeit sowie die Anfechtbarkeit gefasster Beschlüsse zu vermeiden. Dies kann je nach Beschluss weitreichende Folgen haben. Formale Korrektheit ist umso mehr angeraten, sobald widerstreitende Interessen oder Differenzen im Gesellschafterkreis auftreten.

Damit Sie hier keine böse Überraschung erleben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.