Ob ein spezifischer Arbeitsplatz als Homeoffice infrage kommt, lässt sich anhand eines Kriterienkatalogs systematisch überprüfen

Ein Homeoffice-Arbeitsplatz kann zu einer deutlichen Effizienzsteigerung, größerer Zufriedenheit des Arbeitnehmers und damit zu einer gesteigerten Leistung für das Unternehmen führen. Er muss aber dafür geeignet sein. bdp-Gründungspartner Dr. Michael Bormann erläutert die Prüfkriterien.

Homeoffice? Ist das nicht dieses Schlagwort aus der Ecke Work-Life-Balance, Selbstverwirklichung, weniger Verantwortung etc.? So mag sich der eine oder andere Chef bange fragen, wenn Wünsche nach einer Arbeit vom Homeoffice aus aufkommen.

Andererseits liegen einige Vorteile klar auf der Hand: Gerade in den Innenstädten herrscht jeden Tag Stau. Es wird Zeit auf dem Arbeitsweg vergeudet, in einigen Städten jeweils mehr als eine Stunde. Und wie viel Ressourcen könnte man sparen? Wie viel weniger CO2-Ausstoß würde produziert werden, wenn die Menschen sich nicht tagein und tagaus im Stau anstellen müssten?

Das Unternehmen könnte außerdem kleinere Büros anmieten und somit Kosten senken. Kommt so die Stadt der Zukunft mit weniger Bürotürmen und Büroräumen in den Innenstädten? Und darf der Chef davon träumen, den Mitarbeiter vielleicht dann doch außerhalb seiner Arbeitszeit in seinem Homeoffice anzutreffen und für wichtige und eilige Aufgaben begeistern zu können?

Der Fortschritt in der Telekommunikation vergrößert die Möglichkeiten für eine Arbeit vom Homeoffice aus grundsätzlich: Nicht nur Telefon-, sondern auch viel effektivere Skype-Konferenzen sind von nahezu jedem Ort der Welt machbar. Selbst an klassische Sekretariatsarbeitsplätze können per Sprachdatei Diktate von jedem Ort der Welt aus gesendet, geschrieben und zur Korrektur wieder zurückgeschickt werden.

All das sind Möglichkeiten, die es noch vor wenigen Jahren in dieser Form nicht gab und die eine produktive Arbeit vom Homeoffice aus heutzutage erst möglich machen.

Argumente abwägen

Es gibt also viele rationale wie irrationale Argumente, die alle abgewogen werden müssen, wenn die Frage im Raum steht, ob denn eine Arbeitsmöglichkeit vom Homeoffice aus überhaupt angeboten werden soll und ob sich der betreffende Arbeitsplatz dafür überhaupt eignet.

Die Vorteile des Homeoffice überwiegen natürlich gerade für den Arbeitnehmer, speziell für die Arbeitnehmerinnen. In gewissen Lebensphasen, so während der Betreuung von kleineren Kindern, kann die Arbeit vom Homeoffice aus die einzig machbare sein oder zumindest eine, die vieles andere erleichtert und damit letztendlich auch für den Arbeitgeber die mögliche Stundenanzahl des Arbeitnehmers vergrößert.

Um wirklich feststellen zu können, ob sich ein bestimmter Arbeitsplatz als Homeoffice eignet, empfehlen wir folgenden Kriterienkatalog systematisch und sorgfältig abzuprüfen:

Arbeitsinhalt und Stellenbeschreibung

Zunächst ist zu prüfen, ob der oder die betreffende Arbeitnehmer/-in eine Arbeit hat, die grundsätzlich vom Büroorganismus abgekoppelt werden kann. Ist der Arbeitsplatz gleichzeitig Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten? Sind diese Kontakte genauso gut per Telefon zu betreuen oder ist zwingend eine Präsenz am Sitz des Unternehmens erforderlich? Sollte die letzte Frage klar mit JA beantwortet werden, hat sich nach unserer Erfahrung die Diskussion um ein Homeoffice erledigt. Alles andere wären faule Kompromisse. Ein Unternehmen muss sich nach dem Kunden oder Lieferanten richten. Es wird diesen nicht einleuchten, dass man ab sofort Herrn Meier oder Frau Müller nur noch am Freitagvormittag persönlich antreffen kann.

Telekommunikations- und IT-System

Die Erfahrungen haben gezeigt, dass für ein erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice eine perfekte Telekommunikation- und IT-Umgebung vorhanden sein muss. Ansonsten wird wertvolle Zeit in ineffizienten Warteschleifen vergeudet und dies letztendlich nach einer gewissen „Eingewöhnungsphase“ vom Arbeitnehmer auch als vortreffliche Ausrede missbraucht, warum dies und jenes noch nicht zu erledigen gewesen sei. Es muss also möglich sein, dass über einen separaten Telefonanschluss das Homeoffice erreichbar ist, idealerweise über eine Hauptleitung des Unternehmens. Der Zugriff auf den Firmenserver muss zuverlässig, unlimitiert und sicher möglich sein. Dies wird in den meisten Fällen über eine ausreichend dimensionierte VPN-Lösung zu gewährleisten sein.

Das Homeoffice muss grundsätzlich mit zum Unternehmen kompatibler IT-Umgebung ausgestattet werden. Handelt es sich um eine Assistenz- oder Sekretariatsstelle, müssen zusätzlich Abspielroutinen für Diktate gegeben sein, damit auch diese vom Homeoffice aus ohne Zeitverzug erledigt werden können.

Unabdingbar ist, dass der Homeoffice Arbeitsplatz gut per Skype erreichbar ist. Dies erfordert schnelle Internetverbindungen und schnelle Leitungen. Die Erfahrung zeigt, dass die Einbindung des Arbeitnehmers (nicht nur dessen Kontrolle!) viel besser und enger erfolgt, je mehr auch ein tatsächliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht möglich ist.

Genauso wie auswärtige Niederlassungen im In- und Ausland nach Auffassung des Verfassers durch regelmäßige Skype-Konferenzen enger an das Unternehmen angebunden werden sollten, gilt das natürlich erst recht für die Homeoffice Arbeitsplätze.

Insofern wäre im zweiten Schritt zu prüfen, ob die technischen Voraussetzungen am jeweiligen Homeoffice Arbeitsplatz einzurichten sind oder nicht. Lautet die technische Antwort NEIN, ist nach unserer Erfahrung und Empfehlung die Diskussion um einen Homeoffice Arbeitsplatz ebenfalls beendet. Ansonsten wären permanente Dauerkompromisse die Folge, die sich zwingend negativ auf die Arbeitsqualität und Arbeitsleistung auswirken.

Räumliche Voraussetzungen

Weitere Voraussetzung für einen ernsthaften Homeoffice Arbeitsplatz sollte natürlich eine gewisse Abgeschiedenheit des Raumes sein. Ein Homeoffice auf dem Küchen- oder Esstisch verbietet sich schon allein deswegen, weil ansonsten auch vertrauliche Unterlagen oder Daten des Unternehmens ungeschützt für Dritte zugänglich wären.

Das Thema Sicherheit muss ernsthaft zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen besprochen werden. Der Arbeitnehmer muss gewährleisten und sicherstellen, dass die Unterlagen des Unternehmens nach Beendigung der Arbeit so weggeschlossen sind, dass keine Mitbewohner oder Besucher Zugang zu und Einblick in die Unternehmensunterlagen haben.

Das wäre also der dritte Prüfungsschritt: Ist eine solche räumliche Eignung, von der sich der Arbeitgeber vor Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes durch einen Vorortbesuch überzeugen sollte, nicht gegeben, ist die Diskussion um den Homeoffice Arbeitsplatz ebenfalls beendet.

Kostenbetrachtung

Wie die Praxis gezeigt hat, sind vom Unternehmen nicht unerhebliche Investitionen in den Homeoffice-Arbeitsplatz des Arbeitnehmers zu tätigen, um eine kompromisslose Zusammenarbeit auf technisch hohem Niveau zu ermöglichen. In der Regel fallen diese Investitionen zusätzlich an, denn meist wird ja eigentlich ein funktionsfähig eingerichteter Arbeitsplatz im Unternehmen verfügbar sein.

Hier gilt unsere Empfehlung, diese Investition wie eine besonders teure Zusatzausbildung zu betrachten: Der Arbeitnehmer sollte sich im Gegenzug verpflichten, nach Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes für einen Mindestzeitraum von 24 oder 36 Monaten im Unternehmen zu bleiben und nicht von sich aus zu kündigen. Tut er dies dennoch, sollte eine Vereinbarung getroffen werden, dass der Arbeitnehmer pro rata temporis die Investitionen an das Unternehmen zurückzahlen muss. Beispiel: Kündigt der Arbeitnehmer von sich aus nach 10 Monaten, muss er den 14/24sten bzw. 26/36sten Teil der Investitionskosten zurückzahlen. Sollte der Arbeitnehmer dieser aus unserer Sicht berechtigten Vereinbarung grundsätzlich widersprechen, sollte die Diskussion um einen Homeoffice Arbeitsplatz ebenfalls beendet werden. Die Nachhaltigkeit des Arbeitnehmers scheint dann für eine solche Investition nicht gegeben zu sein.

Verpflichtender Bürotag

Die Frage nach dem Bürotag ist ein nicht immer einfaches Thema: Trotz aller moderner Techniken sollte der persönliche Kontakt zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer bestehen bleiben. Hierzu gehört zwangsläufig, eine gewisse Präsenz des Arbeitnehmers im Unternehmen zu gewährleisten. Hierzu gehört die persönliche Teilnahme an gewissen Meetings und Besprechungen. Dies sollte einmal in der Woche, mindestens aber alle 14 Tage stattfinden.

Sollte der Arbeitnehmer eine solche Verpflichtung ablehnen, sollte man die Diskussion um den Homeoffice Arbeitsplatz ebenfalls beenden.

Fazit

Wenn alle diese Prüfungsschritte positiv durchlaufen sind, kann ein Homeoffice-Arbeitsplatz zu einer deutlichen Effizienzsteigerung, größeren Zufriedenheit des Arbeitnehmers und damit zu einer gesteigerten Leistung für das Unternehmen führen und insbesondere auch Eltern kleiner Kinder deutlich verbesserte Chancen bieten, wieder zügig am Arbeitsprozess teilhaben zu können.