Die Digitalisierung vieler Arbeitsprozesse hat die Steuerberatung grundlegend verändert. Das betrifft sowohl die Buchhaltung als auch die Steuererklärungen.

In den letzten 25 Jahren hat die Digitalisierung viele Arbeitsprozesse in der Steuerberatung grundlegend verändert. Diese Veränderungen betreffen nicht nur den Bereich der Steuererklärungen, sondern auch den der Buchhaltung. Vieles läuft heute automatisch ab, weil die Digitalisierung in großen Schritten voranschreitet. Aus diesem Grund haben viele Kanzleien ihre Prozesse umgestellt. Im Folgenden soll darauf eingegangen werden, wie sich die Arbeit des Steuerberaters in den letzten beiden Jahrzehnten verändert hat.

Buchhaltung früher

Die Finanzbuchhaltung war früher vor allem durch die Unterteilung in einzelne, in sich jeweils abgeschlossene Prozesse geprägt. Ausgeführt wurden diese Teilschritte durch ausschließlich auf diese Tätigkeit spezialisierte Arbeitskräfte. Dies bedeutet, dass die Prozesse nacheinander in Reihe durchgeführt wurden. Zunächst wurden die Belege von dem sogenannten „Kontierer“ auf Papier vorerfasst. Anschließend gingen diese an den „Erfasser“, welcher die kontierten Belege an der Erfassungsmaschine einbuchte. Diese Unterteilung geschah nicht zuletzt deshalb, weil den Kanzleien zu dieser Zeit unter anderem nicht genügend EDV-Hardware zur Verfügung stand.

Buchhaltung heute

Heute werden die einzelnen Prozesse der Buchhaltung größtenteils von einer Arbeitskraft erledigt. Des Weiteren ist anzumerken, dass vor zwei Jahrzehnten im Gegensatz zu heute wesentlich mehr Zeit vergangen ist, bevor man die fertige monatliche Finanzbuchhaltung an den Mandanten zurücksenden konnte. Die erfassten Buchungen mussten nämlich zunächst per Modem an Datev gesandt werden. Anschließend wurden die Auswertungen von Datev gedruckt und per Post an den Steuerberater geschickt, welcher diese wiederum an seinen Mandanten weiterleitete. Allein dieser Teilprozess konnte schon gut drei bis fünf Arbeitstage in Kauf nehmen.

Heute können alle Auswertungen über das Programm „DATEV Kanzlei-Rechnungswesen“ direkt gedruckt und an den Mandanten versandt werden. Auch Korrekturbuchungen sind kein Problem, da man nicht wie vor 25 Jahren alles wieder neu an DATEV übermitteln und anschließend drei bis fünf Tage auf die neuen Auswertungen warten muss.

Statt im Pendelordner werden Belege heute digital übertragen

Ein weiteres Relikt damaliger Zeit ist der Prozess der nachgeschalteten Buchhaltung via Pendelordner. Zwar hält sich diese Vorgehensweise noch bis heute hartnäckig, es ist doch aber jetzt ein breiter Wandel hin zur papierlosen digitalen Buchhaltung zu sehen. Immer mehr Mandanten scannen ihre Belege ein und übermitteln diese direkt über das Rechenzentrum an die Kanzleien. Diese erhalten dadurch die Möglichkeit, die Belege direkt zu verarbeiten. Die Belege werden in DATEV als PDF-Dokument hinter die entsprechenden Buchungen abgelegt und können jederzeit angezeigt werden. Dies ist jedoch erst der Anfang, und im Zeitalter der Digitalisierung muss man sich auch in der Steuerberatung immer wieder neu aufstellen.

Steuererklärungen früher

Das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens hat im Bereich der Steuererklärungen zu umfangreichen Änderungen geführt. Es ebnet so den Weg für die elektronische Kommunikation zwischen Steuerberatern und der Finanzverwaltung.

So wurden die Steuerformulare früher im Gegensatz zu heute nicht nur per Hand ausgefüllt, sondern in den meisten Fällen musste man außerdem auf die Steuerformulare von der Finanzverwaltung warten, bevor man sich überhaupt an die Arbeit machen konnte. Die moderneren Kanzleien verfügten damals über einen sogenannten Nadeldrucker, mit dem sie die Steuererklärungen selbst ausdrucken konnten.

Nach Fertigstellung der Steuererklärung wurden diese dann unterschrieben an das Finanzamt weitergeleitet. Dann hieß es darauf zu warten, bis schließlich der Steuerbescheid ebenfalls per Post einging.

Steuererklärungen heute

Seit 1999 gibt es aber die Möglichkeit, unter dem Namen ELSTER (elektronische Steuererklärung) die Daten auch auf dem elektronischen Wege an das Finanzamt zu übermitteln.

Die Kommunikation auf elektronischen Wegen über ELSTER wird auch in Zukunft noch zunehmen. So sollen gewisse Schreiben, wie der Antrag auf Fristverlängerung, der Antrag auf Anpassung der Vorauszahlung oder die Änderung der Bankverbindung etc., nach und nach integriert werden. Dies birgt zwar Vorteile, aber im Gegensatz zu damals auch gewisse Nachteile.

Persönlicher Kontakt und Menschlichkeit gehen verloren

Wo damals nämlich zum Beispiel eine Anpassung der Vorauszahlungen noch ohne Probleme direkt über das Telefon geklärt werden konnte, geht dies heute fast nur noch schriftlich und in Zukunft nur noch elektronisch. Dies führt dazu, dass in diesem Bereich der persönliche Kontakt und die Menschlichkeit verloren gehen.

Ein weiterer Schwerpunkt der digitalen Modernisierung ist die verstärkte Nutzung der von Dritten an das Finanzamt übermittelten Daten. Lohnsteuerbescheinigungen, Rentenbezugsmitteilungen oder die Bescheinigungen der Vorsorgeaufwendungen gehören hier zu den wichtigsten Punkten des Steuermodernisierungsgesetzes. Diese übermittelten Daten gelten nach § 150 Abs. 7 Abgabenordnung als Angaben des Steuerpflichtigen, soweit er keine davon abweichenden Angaben macht.

Jahresabschluss

Bislang wurden die Jahresabschlüsse in Papierform an das Finanzamt übermittelt. Im Rahmen des Modernisierungsgesetzes hat der Gesetzgeber die sogenannte E-Bilanz eingeführt. Steuerberater sind also nunmehr dazu verpflichtet, die Jahresabschlüsse elektronisch zu übertragen (nicht zu Verwechseln mit der Veröffentlichung im Bundesanzeiger).

Ausblick

Der Digitalisierungsprozess wird auch in Zukunft noch weiterentwickelt werden. Dies bringt durchaus Vorteile mit sich, jedoch muss darauf geachtet werden, dass für die Steuerkanzleien ein angemessenes Verhältnis von Nutzen und Aufwand bestehen bleibt.

Sollte lediglich die Finanzverwaltung aus den Modernisierungen Synergieeffekte erzielen, wäre dies nicht der richtige Weg. Die Steuerkanzleien und Steuerpflichtigen sind grundsätzlich dazu bereit fortschrittlich zu denken und solche Vorhaben zu unterstützen, jedoch wird eine breite Akzeptanz nur erreicht werden, wenn auch die Steuerberater und deren Mandanten von der Digitalisierung profitieren.