Arbeitsverhältnisse   Formvollendete Begründung oder Kündigung

Seit dem 1. Januar 2025 können Arbeitsverträge – mit wichtigen Ausnahmen – grundsätzlich digital abgeschlossen und geändert werden. Die frühere Schriftform des Nachweisgesetzes wurde durch die Textform ersetzt. Für Kündigungen, Aufhebungsverträge sowie weitere gesetzlich geregelte Ausnahmen bleibt jedoch die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift zwingend.

Bisherige Rechtslage

Das allgemein eher unbekannte Nachweisgesetz (NachwG) hatte bislang bei dem Abschluss von Arbeitsverträgen vorgegeben, dass im Ergebnis Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen schriftlichen Arbeitsvertrag schließen mussten, denn es mussten die wesentlichen Vertragsbedingungen „schriftlich“ festgehalten, somit vom Effekt her die Schriftform i. S. d.§ 126 BGB eingehalten werden. Schriftform nach § 126 BGB bedeutet, dass die Parteien auf einer Urkunde handschriftlich (eigenhändig durch Namensunterschrift) die Vertragsbedingungen unterzeichnen müssen. 

Ausnahmen von der digitalen Form

Allgemein verhält es sich so, dass ein Arbeitsvertrag keiner Schriftform bedarf, soweit kein Gesetz etwas anderes anordnet. Diese Anordnung besteht (weiterhin) für bestimmte Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, wonach aufgrund einzelgesetzlicher Zuweisung bei dem Abschluss von Arbeitsverträgen in bestimmten Branchen (Bau-, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungs-, Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungs- und Messebaugewerbe, Fleischwirtschaft, Prostitutions- sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe) Arbeitsverträgen nur in Schriftform nach § 126 BGB geschlossen werden müssen. Diese Arbeitsverträge sind von den Formerleichterungen ausgenommen. Auch bei dem Abschluss von befristeten Arbeitsverträgen gibt es eine spezielle Regelung, wonach ausdrücklich die Schriftform nach § 126 BGB eingehalten werden muss (§ 14 Abs. 4 TzBfG). 

Neuregelung seit dem 1. Januar 2025

Im Übrigen ist aber durch das sog. Artikelgesetz mit dem Namen „4. Bürokratieentlastungsgesetz“ das Nachweisgesetz ab dem 1. Januar 2025 geändert worden. Danach dürfen nun Arbeitgeber den Nachweis der Vertragsbedingungen in Textform nach § 126b BGB abfassen und den Arbeitnehmern elektronisch übermitteln. Diese einfache Textform nach § 126b BGB muss nur noch die Benennung des Erklärenden beinhalten (beispielsweise Druckbuchstaben des Ausstellers). Eine handschriftliche oder qualifizierte elektronische Signatur ist dabei nicht mehr erforderlich, sodass der Vorgabe der Textform schon beispielsweise durch E-Mail oder DocuSign rechtsgültig entsprochen wird. 

Folgen der Gesetzesänderung

Die alte Regel des Nachweisgesetzes, die besagte, jedem Arbeitnehmer sei ein von ihm und dem Arbeitgeber eigenhändig unterzeichnetes Schriftstück auszuhändigen, das die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses enthält, die also im Ergebnis dazu führte, dass Arbeitsverträge der Schriftform des § 126 BGB unterlagen, ist seitdem aufgehoben.

Auch Änderungen bestehender Arbeitsverträge können seitdem unter den erleichterten Voraussetzungen vorgenommen werden. 

Vertrag und Nachweis unterscheiden

Zur Klarstellung: Dogmatisch muss zwischen dem Abschluss des Arbeitsvertrages und dem Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem NachwG unterschieden werden. Der Nachweis nach dem Nachweisgesetz führte bis zur Gesetzesänderung im Ergebnis zu dem faktischen Formzwang bei Arbeitsverträgen, der nun wie beschrieben nicht mehr gilt. 

Nach der Neuregelung muss das Vertragsdokument für den Arbeitnehmer nur durch den Arbeitgeber zugänglich gemacht werden (z. B. durch Übersendung per E-Mail an den Arbeitnehmer). Der Arbeitnehmer muss dann das Dokument speichern und ausdrucken können. 

Da der Abschluss des Vertrages nach wie vor nachgewiesen bzw. nachvollzogen werden muss, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung des Dokuments auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen (beispielsweise durch eine E-Mail). Der Arbeitnehmer muss in angemessener Zeit das Angebot des Arbeitgebers zum Abschluss des Arbeitsvertrages annehmen und dem Arbeitgeber in Textform (beispielsweise durch E-Mail) übermitteln, damit der Arbeitsvertrag wirksam zustande kommen kann. 

Grenzen der Textform

Soll hingegen ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot in dem Vertrag vereinbart werden, bleibt hierfür wiederum die Schriftform nach § 126 BGB weiter gesetzlich vorgeschrieben (vgl. § 74 Abs. 1 HGB).

Auch in dem Fall, dass der Arbeitnehmer ausdrücklich auf dem Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages besteht, muss der Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen weiter in Schriftform übermitteln (vgl. § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG n. F.).

Abgesehen von den genannten Ausnahmen ist im Ergebnis grundsätzlich der Abschluss bzw. die Änderung bestehender Arbeitsverträge in digitaler Form nun möglich. 

Warum Kündigungen analog bleiben

Als unbefangener Rechtsanwender würde man denken, dass bei Zulässigkeit der Begründung von Arbeitsverträgen in digitaler Form es auch möglich ist, Arbeitsverträge in digitaler Form zu beenden. Dies ist aber wegen § 623 BGB nicht möglich. Wahrscheinlich ist das auch konsequent, da die Änderung des Nachweisgesetzes nicht direkt die Regelungen des Abschlusses des Arbeitsvertrages betraf, sondern im Ergebnis nur das Zustandekommen des Arbeitsvertrages tangierte. 

Es bleibt also nach § 623 BGB beim gesetzlichen Erfordernis der schriftlichen Beendigung von Arbeitsverhältnissen im Sinne des § 126 BGB (siehe oben). Eine digitale Kündigung ist nicht möglich. Auch wenn der Abschluss eines Arbeitsvertrages wie beschrieben „digital dokumentiert“ sein darf, muss die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses weiter „handschriftlich“ vorgenommen werden. Dies betrifft neben der Kündigung gleichermaßen die einvernehmliche Aufhebung bzw. Beendigung von Arbeitsverträgen. Ersetzt werden kann diese Form nur durch eine Protokollierung einer Aufhebung bzw. Beendigung des Arbeitsvertrages vor dem Arbeitsgericht. 

Fazit für die Praxis

Die im Ergebnis erfolgte Erleichterung beim Abschluss von Arbeitsverträgen führt nicht zur Erleichterung bei den Formhürden für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Die Einhaltung der Schriftform ist hier weiter erforderlich. Der Arbeitgeber muss als Erklärender die schriftliche Willenserklärung im Original unterzeichnen. Eine eingescannte Unterschrift genügt hier nicht. Auch die Unterschrift selbst muss dann gewissen Anforderungen genügen. 

Die eigenhändige Unterschrift muss den gekennzeichneten Namenszug als Unterschrift erkennen lassen. Die Unterschrift muss im Original – und wie die Rechtsprechung es verlangt - zumindest als Wiedergabe eines Namens erkennbar sein, und es müssen „individuelle und charakteristische Merkmale“ gegeben sein, welche die Nachahmung erschweren. In der Regel verlangen hier die Gerichte, dass die handschriftliche Unterschrift aus mindestens drei erkennbaren Buchstaben des Unterzeichners besteht bzw. diese erkennbar sind. 

Bei den Erklärungen zur Begründung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen muss daher hohe Sorgfalt aufgewendet werden. Um hier den Überblick zu behalten, stehen wir Ihnen sehr gern zur Verfügung.