Wenn Sie sich nicht damit auskennen, was in der chinesischen Geschäfts- und Arbeitswelt üblich ist, dann können Projekte schnell ins Wanken geraten.

Erfolgreich in China Unternehmen zu gründen und zu führen bedeutet auch, sich über lokale Gegebenheiten zu informieren und Verständnis für kulturelle Besonderheiten aufzubauen. Wenn Sie sich nicht damit auskennen, was in der chinesischen Geschäfts- und Arbeitswelt üblich ist, dann können Projekte schnell ins Wanken geraten.

Eine Grundvoraussetzung für den Erfolg in China ist es, genug Zeit einzuplanen. Auch wenn alle Unterlagen vollständig sind, dann dauert es durchschnittlich noch circa drei bis vier Monate eine Trading WFOE (Wholly Foreign-Owned Enterprise) oder Service WFOE zu gründen. 

Gesetzlicher Vertreter 

Lassen Sie größte Sorgfalt bei der Auswahl des gesetzlichen Vertreters (Legal Representative) in China walten. Die Gesellschafter wählen und setzen den Vorstand (BoD), alternativ den Executive Director sowie den Aufsichtsrat (BoS) ein, und anschließend wird der gesetzliche Vertreter (Legal Representative) bestimmt. 

Der gesetzliche Vertreter der Gesellschaft fungiert als Hauptverantwortlicher für die Gesellschaft. Er vertritt das Unternehmen in allen wesentlichen Belangen nach außen. Die Handlungen des gesetzlichen Vertreters werden der Gesellschaft zugeschrieben. Der gesetzliche Vertreter ist in der Theorie auch für die Umsetzung der Beschlüsse des Vorstands oder des Executive Director verantwortlich und berichtet an diese, wenn er nicht bereits selbst die Position des Vorstandsvorsitzenden oder des Executive Director innehat.

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Wer kann das Amt des gesetzlichen Vertreters (Legal Representative) ausüben? Das Amt des gesetzlichen Vertreters kann grundsätzlich nur durch den Vorstandsvorsitzenden, den Executive Director oder den Geschäftsführer (General Manager) ausgefüllt werden. Sofern gewünscht, können die Organe des gesetzlichen Vertreters, des Executive Director und des Geschäftsführers von einer Person ausgeübt werden. Diese Positionen kann auch ein Ausländer ausüben, der nicht ständig in China anwesend ist.

In den Konstellationen, in denen die Bekleidung des Amts des gesetzlichen Vertreters und weiterer Positionen durch nur eine Person ausgeübt wird, kann sich sehr viel Macht auf die Position des Vorstandsvorsitzenden, des Executive Director oder des General Manager konzentrieren. 

In einer WFOE ist das Ausüben der verschiedenen Positionen durch eine Person in der Regel nicht sehr problematisch, aber in einem Joint Venture sollte genau überlegt werden, wie die Positionen verteilt werden, um nachteilige Machtungleichheiten zu vermeiden. Auch um die Handlungsfähigkeit der WFOE sicherzustellen, sollte bei der WFOE das Vier-Augen-Prinzip gewahrt werden.

Weiterhin ist es nicht möglich, dass ein gesetzlicher Vertreter, ein Geschäftsführer oder ein Vorstandsvorsitzender oder andere Führungskräfte die Position der Aufsichtsperson gleichzeitig übernehmen. Die Amtszeit oben genannter Führungskräfte darf drei Jahre nicht überschreiten. Wiederwahl bzw. Verlängerung ist möglich.

Auch wenn der gesetzliche Vertreter von einer ausländischen Person ausgeübt werden kann, sollte man nicht auf die Idee kommen, dass die lokalen Vorschriften und Regeln nicht befolgt werden müssen, wenn man „als Ausländer die Regeln nicht kennt“. Und selbst die größte Sorgfalt bei der Auswahl des gesetzlichen Vertreters in China ersetzt nicht das Vier-Augen-Prinzip. In diesem Zusammenhang empfehlen wir auch die Durchführung regelmäßiger internal & external Audits sowie Compliance-Schulungen für alle Mitarbeiter. 

Steuerrechnungen

In China gilt grundsätzlich die amtliche vorgedruckte Steuerrechnung, das sogenannte Fapiao, als Originalbeleg. Die Rechnung, die wir in Deutschland erstellen, ist wie eine Proforma-Rechnung in China. Die Special VAT Invoice bzw. Fapiao kann zum Vorsteuerabzug genutzt werden. Auf dem Special VAT Fapiao werden die Steuernummer, Firmenname und Anschrift, Telefonnummer, Bankverbindung usw. genannt. Im Gegensatz zu Deutschland, wo Rechnungen normalerweise genutzt werden, um eine Transaktion aufzuzeichnen, werden sie in China auch von der Regierung genutzt, um die Steuern zu überprüfen, die bei einer Transaktion gezahlt wurden. Fapiao werden von Steuerbehörden gedruckt, verteilt und verwaltet. Steuerzahler müssen diese Rechnungen in dem Umfang von den Steuerbehörden kaufen, wie sie diese benötigen, d. h. abhängig vom Geschäftsumfang.

Rechnungslegung 

In China sind das „Accounting Law of the People‘s Republic of China” und die „Regulations on Financial Accounting Reports of Enterprises” sowie der „Accounting Standard for Business Enterprises” die wichtigsten Regelwerke der Rechnungslegung. Die chinesische Rechnungslegung kann sehr zeitaufwendig für die Finanz- und Lohnbuchhaltung werden. Daher empfehlen wir das Outsourcing des Rechnungswesens. Mit uns als Partner können Sie sich als Unternehmen auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Wir liefern das chinesische Zahlenwerk auf Deutsch/Englisch und Chinesisch – ohne Informationsverluste.

Stempel

Stempel genießen in China große Wertschätzung und legitimieren die rechtsgültige Vertretung der Gesellschaft im Außenverhältnis. Bei der Unterzeichnung von Verträgen sollte allerdings sichergestellt werden, dass die den Vertrag unterschreibende Person tatsächlich zeichnungsberechtigt ist bzw. berechtigt zu unterschreiben. Weiterhin sollten die eigenen Firmenstempel sicher aufbewahrt werden.

Kulturelle Aspekte

Die chinesische Kultur, die Tradition, die Art zu kommunizieren und Probleme zu lösen, unterscheidet sich in vielen Bereichen stark von der europäischen Handhabe und Herangehensweise. Dabei ist es für ausländische Manager äußerst vorteilhaft, die chinesischen Gewohnheiten, konfuzianische Ideen und Regeln der Etikette, insbesondere das Prinzip des „Gesichtswahrens“ zu verstehen und selbst zur Anwendung zu bringen. Dies zeigt nicht nur Ihre interkulturelle Kompetenz, sondern auch, dass Sie offen gegenüber Neuem sind. 

In China sind indirekte Kommunikation und Beziehungen (Guanxi) – denn gegenseitiges Vertrauen spielt eine Schlüsselrolle – sehr wichtig. Auch Anpassungsfähigkeit und Flexibilität hat im Reich der Mitte einen hohen Stellenwert. Das kann zum Verdruss deutscher Manager schon einmal dazu führen, dass auch Deadlines flexibel ausgelegt werden. 

Da auch während Konflikten die Aufrechterhaltung von Harmonie im Vordergrund steht, wird normalerweise erst nach einem Meeting kritisiert, bevorzugt ohne die Augen anderer, sodass niemand sein Gesicht verliert. Die Notwendigkeit Gesicht zu wahren, führt auch dazu, dass Brainstorming in China meist schwieriger ist als in Deutschland. Chinesische Kollegen sind es oft weniger gewohnt, eigene Ideen einzubringen. Ihre wertvollen fachlichen Meinungen müssen manchmal erst „herausgekitzelt“ werden. 

Dazu kommen sprachliche Besonderheiten: Nicht alle chinesischen Geschäftspartner sprechen perfektes Englisch. Zudem können auch nicht alle chinesischen Übersetzer, Inhalte, die in der chinesischen Sprache nur sehr indirekt kommuniziert werden, gegenüber dem ausländischen Geschäftspartner korrekt wiedergeben. 

Zehn praktische Erfahrungswerte und Handlungsstrategien

  1. Seien Sie in der deutsch-chinesischen Zusammenarbeit immer präsent und erreichbar.
  2. Organisieren Sie wöchentliche Video-Konferenzen.
  3. Leben Sie die Unternehmenskultur als Bindeglied.
  4. Vereinbaren Sie klare Ziele und messen Sie nach. Loben Sie Ihre Mitarbeiter.
  5. Verlassen Sie sich nicht allein auf Übersetzer.
  6. Haben Sie Geduld.
  7. Verlassen Sie Ihre Komfortzone. 
  8. Sprachliche, fachliche und interkulturelle Kompetenzen sind wichtige Erfolgsfaktoren.
  9. Es ist wichtig, ein „Gesamtbild“ zu bekommen.
  10. Die deutsche Führung verwendet häufig viel Energie auf den Prozess, die chinesische Führung auf den Menschen.