Digitalisierung in der Buchhaltung   Der Mensch bleibt entscheidender Faktor

Digitale Belege, automatisierte Buchungen und vernetzte Systeme verändern die Buchhaltung. Viele Abläufe werden schneller und transparenter. Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass Digitalisierung nicht automatisch bedeutet, dass jeder Prozess einfach wird. Darüber haben wir mit Silvio Ruuck aus der Abteilung Steuern und Buchhaltung bei bdp Berlin gesprochen. 

Als Steuerfachangestellter, Ausbilder und erfahrener Praktiker in der Finanzbuchhaltung verbindet er Fachwissen mit einem Gespür für digitale Lösungen. Im Interview erläutert er, wo digitale Prozesse Effizienzgewinne ermöglichen, wo Automatisierung an Grenzen stößt und warum fachliche Erfahrung unverzichtbar bleibt.

Herr Ruuck, wie stark hat sich die Buchhaltung durch die Digitalisierung in den vergangenen Jahren verändert?

Silvio Ruuck: Sehr stark, allerdings muss man differenzieren. Die Belegerfassung ist bei einfachen, standardisierten Vorgängen deutlich effizienter geworden. Bankumsätze lassen sich direkt einspielen und viele Belege digital verarbeiten. Wiederkehrende Sachverhalte können dadurch teils um ein Vielfaches schneller gebucht werden.

Gleichzeitig ist aber nicht alles automatisch einfacher geworden. Sobald komplexere Sachverhalte hinzukommen, etwa Geschäftsvorfälle mit Unternehmen aus anderen EU-Ländern, unterschiedliche Zahlungsanbieter oder weniger etablierte Bankenschnittstellen, kann die digitale Verarbeitung weiterhin aufwendig sein.

Gerade im Online-Handel sind funktionierende Schnittstellen entscheidend. Zahlungen über verschiedene Kreditkartenanbieter, Banken und Systeme müssen vollständig zusammengeführt werden. Fehlt eine Anbindung oder werden Daten unvollständig übertragen, entstehen Lücken, die manuell nachvollzogen werden müssen.

Welche digitalen Lösungen spielen dabei im Arbeitsalltag eine besonders große Rolle?

DATEV Unternehmen online ist für die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten sehr wichtig. Hinzu kommen digitale Belege, die E-Rechnung, Bankenschnittstellen und cloudbasierte Lösungen.

Der große Vorteil ist, dass viele Zwischenschritte wegfallen. Der Mandant stellt seine Unterlagen digital bereit und wir können direkt darauf zugreifen. Früher mussten Unterlagen teilweise erst angefordert, per E-Mail verschickt, eingescannt und anschließend manuell verarbeitet werden.

Ein digitales Dokument lässt sich allerdings nicht immer fehlerfrei verarbeiten. Handschriftliche Belege, unklar angeordnete Beträge, Auslagenerstattungen mit mehreren Dokumenten oder komplexe Rechnungen können Systeme weiterhin überfordern.

Was bedeutet die Digitalisierung für die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei?

Sie macht die Zusammenarbeit vor allem transparenter. Der Mandant kann seine Unterlagen und Auswertungen im System einsehen und dadurch viel gezielter mit Fragen auf uns zukommen. Beide Seiten arbeiten auf derselben Datengrundlage.

Damit das funktioniert, brauchen wir allerdings eine gute Datenqualität. Im Idealfall werden die Originalrechnungen direkt digital bereitgestellt. Wenn eine Rechnung erst ausgedruckt, handschriftlich mit Notizen versehen und anschließend wieder eingescannt wird, kann das die automatisierte Verarbeitung erheblich erschweren.

Digitalisierung funktioniert deshalb nur, wenn beide Seiten relativ umfassend mitziehen. Wir versuchen, die Prozesse für unsere Mandanten so einfach wie möglich zu gestalten. Trotzdem müssen bestimmte Anforderungen eingehalten werden, damit die Systeme zuverlässig arbeiten können.

Reicht es also nicht aus, einfach die richtige Software einzuführen?

Nein. Technik allein reicht definitiv nicht. Es beginnt zwar bei der technischen Ausstattung und sicheren Systemen, aber mindestens genauso wichtig sind klare Prozesse und gut geschulte Teams.

Unternehmen sollten möglichst etablierte Lösungen und Schnittstellen einsetzen, die mit ihren bestehenden Systemen kompatibel sind. Gleichzeitig müssen die Kollegen ein Verständnis dafür entwickeln, wie Belege und Daten korrekt verarbeitet und bereitgestellt werden. Nur so lässt sich eine entsprechende Datenqualität sicherstellen.

Bei neuen Prozessen sind hochwertige Schulungen wichtig. Gute digitale Abläufe kosten zunächst Ressourcen: Schnittstellen müssen eingerichtet und getestet, Mitarbeitende geschult und Prozesse gepflegt werden. Effizienz entsteht nicht allein durch Software, sondern durch durchdachte Implementierung und den richtigen Umgang mit den Systemen.

Wo stößt die Automatisierung heute noch an ihre Grenzen?

Automatisierung stößt vor allem bei Abweichungen vom Standard an Grenzen. Verarbeitet ein System bei einem Lieferanten normalerweise Rechnungen mit einer Position, kann eine Rechnung mit drei Positionen dazu führen, dass alles einer Buchung zugeordnet wird, obwohl eine Aufteilung nötig wäre.

Ähnlich sieht es bei umfangreichen Rechnungen mit unterschiedlichen Positionen und Rabatten aus. Auch bei Auslagenerstattungen funktioniert die automatische Verarbeitung nicht immer zuverlässig. Deshalb ist die menschliche Plausibilitätsprüfung weiterhin entscheidend.

Heißt das, dass die Fachkraft trotz zunehmender Automatisierung unverzichtbar bleibt?

Absolut. Automatisierung bedeutet zunächst einmal, dass ein System einen Beleg erkennt und gegebenenfalls vorkontiert. Das System erkennt aber nicht in jedem Fall, ob wichtige Angaben fehlen oder etwas fachlich falsch ist.

Das kann auch mal eine fehlende oder falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer betreffen oder Angaben zum Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum. Solche Informationen können für die steuerliche Beurteilung und den Vorsteuerabzug entscheidend sein. Am Ende braucht es deshalb weiterhin eine Fachkraft, die die Ergebnisse prüft, Fehler erkennt und den Sachverhalt richtig einordnet. Digitalisierung ersetzt keine fachliche Prüfung.

Wird diese Kontrolle durch künstliche Intelligenz sogar noch wichtiger?

Das kann durchaus der Fall sein. Mit KI können heute beispielsweise Dokumente erstellt oder manipuliert werden, die auf den ersten Blick sehr plausibel aussehen. Deshalb müssen Mitarbeitende zunehmend dafür sensibilisiert werden, Auffälligkeiten zu erkennen und Belege nicht einfach ungeprüft zu übernehmen.

Die Systeme werden besser, aber gleichzeitig verändern sich auch die Risiken. Fachwissen und Erfahrung bleiben deshalb sehr wichtig.

Welche Herausforderung erleben Sie bei Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren möchten?

Ein wesentlicher Punkt ist der Veränderungsprozess für die Mitarbeitenden. Digitale Systeme entwickeln sich ständig weiter und damit verändern sich auch Prozesse und Anforderungen.

Nicht alle Mitarbeitenden bewältigen den kontinuierlichen Lern- und Veränderungsdruck gleich gut. Deshalb sollten Unternehmen sie bei neuen Prozessen unterstützen, statt zusätzlichen Druck aufzubauen. Sinnvoll ist, Wissen im Team aufzubauen, erfahrene Kollegen einzubeziehen und gemeinsam zu lernen. Das stärkt die Akzeptanz und verringert die Abhängigkeit von Einzelpersonen.

Digitalisierung ist deshalb nicht nur ein technisches Projekt, sondern auch eine Frage der Organisation und Personalentwicklung. Unternehmen sollten strategisch überlegen, wie sie ihre Teams in die Lage versetzen, neue Technologien sinnvoll zu nutzen, Wissen weiterzugeben und gemeinsam mit den Systemen zu lernen.

Welche Rolle spielen Datenschutz und Datensicherheit?

Eine sehr große Rolle. Besonders wichtig sind klar geregelte Zugriffsrechte. Unternehmen sollten regelmäßig überprüfen, wer welche Informationen sehen darf und ob bestehende Berechtigungen noch notwendig sind.

Wenn beispielsweise ein Kollege das Unternehmen verlässt, sollten Zugänge und Lizenzen zeitnah angepasst oder entfernt werden. Hinzu kommen sichere Schnittstellen und Verbindungen für den Datenaustausch. 

Auch hier bleibt der Mensch der entscheidende Faktor. Mitarbeitende müssen regelmäßig geschult und für Sicherheitsrisiken sensibilisiert werden.

Wie wird sich die digitale Buchhaltung aus Ihrer Sicht weiterentwickeln?

Ich gehe davon aus, dass die Systeme und Automatisierungsprozesse kontinuierlich besser werden. Durch Updates und Lernprozesse können immer mehr Abläufe unterstützt werden. Ich glaube aber nicht, dass dadurch die fachliche Expertise überflüssig wird. Vielmehr verändert sich das Berufsbild: Je stärker standardisierte Tätigkeiten automatisiert werden, desto mehr verlagert sich der Schwerpunkt auf Prüfung, Plausibilisierung und fachliche Bewertung. Genau dort sind Erfahrung und steuerliches Fachwissen besonders gefragt.

Was raten Sie Unternehmen, die ihre Buchhaltung jetzt stärker digitalisieren möchten?

Vor allem: nicht alles auf einmal machen. Neue Schnittstellen sollten Schritt für Schritt eingerichtet und zunächst gründlich getestet werden. Erst wenn ein Prozess zuverlässig funktioniert, sollte der nächste folgen.

Unternehmen sollten sich außerdem frühzeitig überlegen, welche Systeme miteinander verbunden werden müssen, wer intern verantwortlich ist und welche Schulungen benötigt werden.

Unser Angebot

bdp unterstützt Mandanten unter anderem bei der Einrichtung digitaler Buchhaltungsprozesse, der Anbindung von Bank- und Zahlungssystemen sowie von externen Buchhaltungsprogrammen und bei der Schulung der Zuständigen.

Schreiben Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage via bdp.berlin@bdp-team.de, wenn Sie unsere Unterstützung bei der Einrichtung von Programmen oder eine Schulung Ihres Schlüsselpersonals benötigen. Denn das volle Potenzial der Digitalisierung entfaltet sich erst dort, wo technische Möglichkeiten, effiziente Prozesse und fachliche Kompetenz sinnvoll ineinandergreifen.

Das Gespräch führten Antonia Schlote und Sara Zimmermann.