Für die Vorbereitung auf die SEPA-Umstellung besteht nun akuter Handlungsbedarf. Wir helfen mit Checkliste und Formular

In bdp aktuell Ausgabe 96 vom Mai 2013 hatten wir Sie über die anstehende SEPA-Umstellung zum 01. Februar 2014 informiert. Mit Blick auf den Kalender möchten wir Sie darauf hinweisen, dass nun akuter Handlungsbedarf besteht, sollten Sie in Sachen SEPA noch nicht aktiv geworden sein. Wir führen nachfolgend noch einmal die wichtigsten Fakten auf und geben Ihnen eine kleine Checkliste zur Hand, die Sie als Leitfaden für Ihre SEPA-Umstellung benutzen können.

Wir empfehlen Ihnen, sich schnellstmöglich mit diesem Thema und ganz besonders mit dem Lastschrift-Mandat zu beschäftigen, damit Ihr Zahlungsverkehr reibungslos funktioniert. Gerne beantworten wir Ihre Fragen und unterstützen Sie bei der Umstellung.

IBAN statt Kontonummer und BLZ

  • Das sollte kein Problem darstellen: Die IBAN steht auf Ihren Kontoauszügen.
  • In den nächsten Tagen werden diese Daten von Ihren Partnern, mit dem Sie Zahlungsverkehr haben, abgefragt. Das Gleiche sollten Sie umgekehrt auch tun.
  • Änderung der früheren Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschrift-Mandat
  • Bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen können übernommen werden.
  • SEPA-Mandat gilt bis zum Widerruf oder wenn innerhalb von 36 Monaten kein Einzug erfolgt.
  • Bei nicht vorhandenem Mandat (unautorisierte Lastschrift) beträgt die Rückgabezeit 13 Monate!
  • Gläubiger-ID muss bei der Bundesbank beantragt werden und vorliegen (www.glaeubiger-id.bundesbank.de).
  • Der Datenträgeraustausch wird unter SEPA nicht mehr unterstützt.
  • Übrigens: Vereine sind ebenfalls betroffen und sollten rechtzeitig handeln.

SEPA-Checkliste

  • SEPA-Beauftragten/Ansprechpartner benennen
  • Gläubigeridentifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank beantragen
  • Umstellungszeitplan erstellen: SEPA Verfahren vor dem Stichtag einsetzen
  • Ströme und Struktur des Zahlungsverkehrs analysieren
  • Briefbögen und Vordrucke mit Bankverbindung ändern
  • IBAN- und BIC-Daten der Mitarbeiter und Geschäftspartner erfassen
  • Systematik für die Mandatsreferenznummern erstellen und in die Stammdaten einpflegen
  • prüfen, ob für bisherige Lastschriften gültige Lastschrifteinzugsermächtigungen vorliegen (schriftlich, physikalische Unterschrift) und ggf. SEPA-Lastschrift-Mandat einholen
  • prüfen, ob Lohn- und Gehaltsabrechnung SEPA-fähig ist
  • prüfen, ob Zahlungsverkehrs-Software (Electronic Banking Product) SEPA-fähig ist
  • prüfen, ob Finanzbuchführung SEPA-fähig ist
  • prüfen, welche andere Software (z. B. Kunden- oder Lieferantenverwaltungsprogramme) mit Zahlungsdateien betroffen ist
  • Softwareanbieter zu den Umstellungsmöglichkeiten und anstehenden Änderungen befragen