China hat im März 2023 die Urkunden für den Beitritt hinterlegt. Das könnte dazu führen, dass die Unternehmensgründung deutscher Firmen in China bald schneller geht.

Das Haager Apostille-Übereinkommen besteht seit dem 05. Oktober 1961 und befreit ausländische öffentliche Urkunden von der Legalisation. Diese wird dann durch die sogenannte Haager Apostille ersetzt (ein spezieller Stempel, der die Verwendung des Dokuments im Ausland ermöglicht). Auch in China werden ab dem 7. November 2023 gewisse Schritte zur Authentifizierung durch Behörden nicht mehr notwendig sein. China ist damit der 125. Mitgliedstaat des Abkommens. 

Durch das Inkrafttreten des Übereinkommens werden China-Geschäfte für ausländische Unternehmen vereinfacht, da Kosten und Zeit gespart werden können. Grundlegend bezwecken die Apostille und eine Legalisation dasselbe: Die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer Urkunde wird bestätigt. Das Legalisationsverfahren ist dabei jedoch deutlich kosten- und zeitintensiver, da mehrere offizielle Stellen daran beteiligt sind.

Das Legalisationsverfahren

In der Regel wird für das Legalisationsverfahren zunächst eine Vorbeglaubigung der Urkunde benötigt. Diese wird von einer Ausstellungsbehörde bereitgestellt (oder ggf. durch einen Notar). Zudem kann eine weitere Beglaubigung durch das örtlich zuständige Landgericht nötig sein (ggf. auch notariell). Daraufhin wird in den allermeisten Fällen auch eine Endbeglaubigung benötigt, welche in Deutschland seit dem 1.1.2023 vom Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten ausgestellt wird. Erst danach kann die tatsächliche Legalisation erfolgen, welche von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des jeweiligen Staates, in dem die Urkunde benötigt wird, in Deutschland bereitgestellt wird. Im Gegensatz dazu ist bei einer Apostille keine Beteiligung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung notwendig. 

VS das Apostillen-Verfahren

Eine Apostille wird direkt von einer dazu bestimmten Behörde des Landes, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt. Die Liste der Behörden, die in Deutschland zum Ausstellen einer Apostille befugt sind, können Sie direkt beim Auswärtigen Amt unter „Apostille-Behörden in Deutschland“ einsehen. In der Regel kann aber auch die Stelle, von der die Urkunde stammt, darüber informieren, welche Apostille-Behörde im Einzelfall zuständig ist. In China werden die Apostillen zukünftig entweder direkt vom Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten oder von den Außenstellen auf Provinzebene ausgestellt. Die Apostille liegt dabei einem festgelegten Muster zugrunde, welches im Haager Übereinkommen von 1961 festgelegt wurde. Damit eine Apostille ausgestellt werden kann, muss die Urkunde im Original vorgelegt werden. In vielen Fällen kann eine Apostille bereits innerhalb weniger Tage erhalten werden. 

Sechsmonatige Einspruchsfrist der Vertragsstaaten

Im März 2023 hat die Volksrepublik offiziell die Urkunden über den Beitritt zum Haager Apostille-Übereinkommen hinterlegt. Die anderen Partnernationen, wie unter anderem Deutschland, haben seitdem eine sechsmonatige Einspruchsfrist. Wenn einer der Vertragsstaaten Einspruch einlegt, so wird das Übereinkommen zwischen China und diesem Staat nicht anwendbar sein. Es ist jedoch nicht davon auszugehen, dass Deutschland das Übereinkommen mit China als so wichtigen Handelspartner nicht ratifizieren wird. 

Haben Sie weitere Fragen zum Haager Apostille-Übereinkommen oder zu benötigten Unterlagen für Ihre Firmengründung in China? Das bdp China-Desk-Teamberät Sie gerne. Kontaktieren Sie uns unter: china.desk@bdp-team.de

Autoren: Luis Bock (wissenschaftlicher Mitarbeiter), Sara Zimmermann (Senior Consultant)