Die formalen Anforderungen sind im Prinzip einfach, werden aber streng geprüft
Wer einen Firmenwagen privat nutzt, kann die geldwerten Leistungen entweder nach der Ein-Prozent-Regel versteuern, bei der monatlich pauschal 1 % des Brutto-Inlands-Listen(neu)preises angesetzt wird.
Als Alternative können auch die tatsächlich angefallenen Kosten mittels eines Fahrtenbuchs ermittelt werden und konkret der beruflichen und privaten Sphäre zugeordnet werden.
Ein-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch?
Als Faustregel gilt: Bei einem hohen dienstlichen Anteil ergibt die Fahrtenbuchmethode günstigere Ergebnisse für den Steuerpflichtigen. In Zweifelsfällen ist es empfehlenswert, zunächst ein Fahrtenbuch zu führen und dann bei der Steuererklärung auszurechnen, welche Methode zu den geringsten Steuerzahlungen führt.
Ein Fahrtenbuch muss formalen Anforderungen streng genügen
Wenn auf die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch zurückgegriffen werden soll, müssen diese aber streng gehandhabten formalen Anforderungen genügen. Das Finanzamt ist hier immer sehr pingelig. Die wesentlichen Regeln lauten:
Führen Sie das Fahrtenbuch zeitnah!
Das Finanzamt akzeptiert keine nachträglichen Eintragungen. Sie sollten also das Fahrtenbuch tatsächlich im Auto mitführen und nach Abschluss einer jeden Nutzung sofort Ihre Eintragung machen.
Vermeiden Sie eine Zettelsammlung!
Das Fahrtenbuch muss in einer in sich geschlossenen Form und in fortlaufendem Zusammenhang geführt werden, und es muss gewährleistet sein, dass nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen ausgeschlossen sind. Vorgedruckte Fahrtenbücher gibt es im Bürofachhandel. Wenn Sie dort Ihr Exemplar erwerben, sehen Sie durch die vorbereiteten Spalten auch, welche Eintragungen Sie machen müssen.
Machen Sie alle Angaben vollständig und verständlich im Fahrtenbuch selbst!
Notieren Sie für jede Fahrt Datum, Fahrtziel, Zweck (z. B. Wer wurde aufgesucht?) und Gesamtkilometerstand bei Abschluss. Auch der Gesamtkilometerstand beim Übergang von beruflichen zu privaten Fahrten muss klar zugeordnet sein. Verweisen Sie nicht auf externe Unterlagen. Wenn Sie für wiederkehrende Ziele oder Zwecke Abkürzungen verwenden, dann erläutern Sie diese in einem Glossar.
Vermeiden Sie Excel. Nutzen Sie regelkonforme Software.
Bei Fahrtenbüchern, die mit Excel geführt werden, sind nachträgliche Änderungen nicht ausgeschlossen und die zeitnahe Eintragung schwer zu belegen. Deshalb werden sie nicht akzeptiert.
Für den Fiskus sind dagegen Smartphoneapps akzeptabel, bei denen die Fahrten zeitnah erfasst werden können und die diese Daten dann per E-Mail an eine auf dem PC installierte Fahrtenbuchsoftware senden. Diese muss aber eine nachträgliche Änderung definitiv ausschließen.
In Zweifelsfällen beraten wir Sie gern.