Was hilft, wenn die Geschäftsführung unerwartet ausfällt und nicht mehr geschäftsfähig ist? Wir erläutern, was in einen Notfallkoffer gehört.

Wenn die Geschäftsführung unerwartet ausfällt, ist guter Rat teuer. Dann hilft ein umsichtig gefüllter und laufend überprüfter Notfallkoffer. Wir klären auf, was er enthalten sollte. 

Unternehmen mussten wegen des neuartigen Coronavirus Maßnahmen ergreifen, um nicht nur Mitarbeiter zu schützen, sondern auch das eigene Weiterbestehen zu sichern. Die Planung dieser Maßnahmen liegt in den meisten Fällen bei der Geschäftsführung, die in Krisenzeiten einen kühlen Kopf bewahren muss, um allen Entwicklungen und Vorschriften zu folgen.

Aber was passiert, wenn die Geschäftsführung unerwartet ausfällt und nicht mehr geschäftsfähig ist? 

Der Ausfall der Geschäftsführung ist ein Desaster, wenn nicht vorgesorgt wurde.

Dieses Desaster ist nicht nur in der aktuellen Lage ein ernst zu nehmendes Szenario. Vor allem in kleinen und mittelständischen Betrieben konzentrieren sich interne Informationen oft allein auf die Geschäftsführung. Vollmachten für eine Vertretung fehlen in vielen Fällen. Ist der Kopf des Unternehmens dann plötzlich nicht mehr da, geraten Betriebsabläufe ins Stocken, Aufträge können nicht rechtzeitig fertiggestellt werden, Lieferanten nicht bezahlt- und Löhne nicht ausgezahlt werden. Ein betrieblicher Notfallkoffer sorgt in solchen Fällen vor.

Der erste Schritt ist am schwersten

Niemand möchte über die Möglichkeit nachdenken, seine Handlungsfähigkeit durch Krankheit, einen Unfall oder gar den Tod zu verlieren. Aus diesem Grund scheuen sich viele davor, einen Notfallkoffer für den „Fall der Fälle“ vorzubereiten. Wer aber, gerade jetzt, nicht vorsorgt, macht alles garantiert noch schlimmer. Um das Unternehmen nicht zu schädigen, muss vorab geklärt sein, wer, was und zu welchem Zeitpunkt tun darf oder vielleicht auch muss.

Wer hat dann die Verantwortung?

Diese wichtige Frage sollte vorher nicht nur gut überlegt, sondern auch detailreich mit der bzw. den betroffenen Personen besprochen werden. Hierfür kommen sowohl Betriebsangehörige aus der zweiten Ebene im Unternehmen infrage als auch Personen aus dem Familienkreis, etwa der Ehe- oder Lebenspartner. Hierbei ist aber die Nähe zur Geschäftsführung zu beachten. Im Falle eines Unfalls ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass zum Beispiel Ehepartner mit betroffen sind. Natürlich steht auch der Steuerberater Ihres Vertrauens für solche Aufgaben bereit. 

Die Verantwortung korrekt weitergeben.

Wichtig ist zu bedenken, dass eine Vorsorgevollmacht in diesem Fall nicht als Generalvollmacht ausgestaltet ist. Denn: Damit darf die bevollmächtigte Person viele Handlungen wie das Unterzeichnen einer Bilanz, die Einberufung einer Gesellschafterversammlung etc. nicht vollziehen. Dafür muss eine Generalhandlungsvollmacht, die sich auf die Vornahme sämtlicher Geschäfte bezieht, oder eine Spezialvollmacht für das entsprechende Rechtsgeschäft ausgestellt werden. 

Intern können diese Verhältnisse einfacher geklärt werden als für das Außenverhältnis. Für Banken, gegenüber dem Handelsregister, dem Grundbuchamt etc. ist eine notariell beglaubigte Vollmacht unverzichtbar. Einen Schritt weiter geht die Geschäftsleitung mit einer notariellen Beurkundung, da mit ihrer Hilfe der ermittelte Wille und die Geschäftsfähigkeit des Vollmachtgebenden zweifelsfrei festgestellt werden kann. Somit werden mögliche Zweifel an der Vorsorgevollmacht größtenteils eliminiert.

Was muss alles in den Koffer?

In den Koffer gehört eine lückenlose Dokumentation aller Verträge und Unterlagen des Unternehmens. Das reicht von Miet- oder Leasingverträgen über Bank- und Postvollmachten bis zu Schlüssellisten und PIN-Nummern bzw. Passwörtern. Wir haben für Sie als Orientierungshilfe eine kleine „Packliste“ zusammengestellt. Den einen „richtigen“ Notfallkoffer gibt es aber nicht. Er muss jeweils auf das entsprechende Unternehmen zugeschnitten werden. Tatsache ist aber, dass er notwendig ist, um in schwierigen Situationen nicht den Überblick zu verlieren. 

Wie verhält es sich mit persönlichen Belangen?

Auch private Umstände sollten geklärt sein. Dokumente wie private Vollmachten, die Patientenverfügung und das Testament sollten unbedingt im Koffer enthalten sein. So sind alle wichtigen Informationen an einem Ort zusammengetragen und Verwirrungen oder gar eine intensive Suche der Dokumente kann vermieden werden.

Dieser Koffer wird nie fertig gepackt sein!

Ein Notfallkoffer muss gepflegt, geupdatet und immer wieder erweitert werden, um im Fall der Fälle ausreichend Überblick zu verschaffen. Ein Unternehmen lebt von seinen Mitarbeitern, und besonders die Geschäftsführung trägt eine Menge an Wissen in sich, die kaum messbar sein kann. Umso wichtiger ist es, dieses Wissen und diese Informationen zu verschriftlichen, und das laufend. Mindestens ein Mal pro Jahr sollte der Notfallkoffer auf Vollständigkeit geprüft und aktualisiert werden.

Allein der Gedanke an die eigene Handlungsunfähigkeit kann für die Geschäftsführung ein Hindernis bei der Zusammenstellung eines Notfallkoffers sein. Dazu kommt ein nicht zu unterschätzender Aufwand, bei dem parallel sichergestellt werden muss, dass nichts vergessen wurde. Aus diesem Grund unterstützt bdp seine Mandanten seit Jahren in der Zusammenstellung von Notfallkoffern. Bitte sprechen Sie uns bei Bedarf an.

Zum Start eine erste Basispackliste

Verträge und behördliche Unterlagen

  • Gesellschaftsverträge, Handelsregisterauszüge
  • Grundbuchauszüge
  • Gewerbeanmeldungen
  • Konzessionen
  • Kreditverträge nebst Kreditsicherheiten
  • Mietverträge

Vollmachten

  • Private + geschäftliche Vollmachten
  • Patientenverfügung
  • Private Vermögensaufstellung
  • Geschäftliche Vollmachten
  • Handlungs-, Bank + Postvollmachten

Testament

  • Handschriftliches Testament
  • Aufstellung der Unterhaltsleistungen

Versicherungspolicen

  • Lebens-, Berufsunfähigkeits-, Unfall-, Haftpflicht- und Betriebsunterbrechungsversicherungen

Schlüssel und Zugangscodes

  • Passwörter (PINs, TANs) für Online-Banking und EDV
  • Code für Tresor, Alarmanlage etc.
  • Geheimzahl für EC- und Kreditkarte
  • Geheimzahl, Schlüssel für Bankschließfach
  • Schlüsselverzeichnis

Betriebliche Basisinformationen

  • Status der aktuellen Projekte
  • Liste der wichtigsten Kunden & Lieferanten
  • Vertretungsplan und Anweisungen für wichtige Personen
  • Überblick Bankverbindungen
  • Vermögensaufstellung
  • Bilanzen und Steuererklärungen der letzten drei Jahre
  • Verzeichnis laufender Rechtsstreitigkeiten mit Fristen
  • Verzeichnis der Berater (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt, Notar/Testamentsvollstrecker) mit Adresse und Telefon