Während Rechnungen in Papierform oder als PDF lange Zeit üblich waren, erfordert die Zukunft strukturierte Datenformate, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. Was folgt daraus?

Die Digitalisierung im Rechnungswesen nimmt Fahrt auf. Mit Beginn des Jahres 2025 hat der Gesetzgeber die Weichen für einen grundlegenden Wandel gestellt: Alle Unternehmen im Business to Business (B2B)-Sektor müssen seitdem in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten XML-Format, wie etwa XRechnung oder ZUGFeRD, zu empfangen und in ihre Systeme zu integrieren. Diese Maßnahme ist Teil einer europaweiten Initiative, die Prozesse effizienter und transparenter gestalten soll.

Damit rückt ein Thema in den Vordergrund, das bisher häufig nur größere Unternehmen aktiv umgesetzt haben: die E-Rechnung als verbindlicher Standard. Während Rechnungen in Papierform oder als PDF lange Zeit üblich waren, erfordert die Zukunft strukturierte Datenformate, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Medienbrüche entfallen, Rechnungsinformationen werden direkt in die Buchhaltungssysteme übertragen und der administrative Aufwand sinkt erheblich.

Das kommende Meldesystem für die Umsatzsteuer

Doch die Entwicklung bleibt nicht bei der Einführung der E-Rechnung stehen. Bereits heute zeichnet sich ab, dass der Gesetzgeber in den kommenden Jahren einen weiteren großen Schritt gehen wird. Ab 2028 soll ein neues Meldesystem für die Umsatzsteuer verpflichtend eingeführt werden. Dieses System soll helfen, Mehrwertsteuerbetrug effizienter zu bekämpfen, indem es Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess schafft.

Kernstück des Systems sind sogenannte E-Rechnungsplattformen, wie die DATEV E-Rechnungsplattform. Unternehmen werden verpflichtet sein, sich auf einer solchen Plattform zu registrieren und den Versand sowie Empfang ihrer Rechnungen ausschließlich darüber abzuwickeln. Die Plattformen bieten im Vergleich zum herkömmlichen E-Mail-Versand entscheidende Vorteile: eine durchgängige Digitalisierung, bessere Nachverfolgbarkeit sowie direkte Schnittstellen zu gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen wie bspw. DATEV Unternehmen Online. 

Unsere Empfehlung für die meisten Unternehmen ist daher bereits jetzt der aktive Einsatz von DATEV Unternehmen online, die Registrierung auf der DATEV E-Rechnungsplattform sowie die Umstellung auf den Versand und Empfang von Rechnungen im E-Rechnungsformat.

So werden Rechnungsdaten nicht nur rechtssicher und medienbruchfrei übertragen, sondern auch die eigenen Prozesse für steuerliche Meldeprozesse vorbereitet. Die Unternehmen profitieren somit von einer engeren Verzahnung zwischen Rechnungswesen und Transparenzpflichten.

Wichtige Fristen und Übergangsregelungen

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgt stufenweise, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben. Dennoch ist es ratsam, nicht bis zur letzten Frist zu warten. Die gesetzlichen Übergangsfristen im Überblick:

  • Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen dürfen weiterhin mit Zustimmung des Rechnungsempfängers genutzt werden.
  • Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro müssen im B2B-Bereich ausschließlich E-Rechnungen versenden.
  • Bis 31. Dezember 2027: Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro haben eine zusätzliche Schonfrist.
  • Ab 2028: Für alle Unternehmen ist die E-Rechnung im B2B-Bereich endgültig verpflichtend zu verwenden.

Diese Übergangsphasen sollen sicherstellen, dass auch kleine und mittlere Unternehmen genügend Vorlaufzeit haben, ihre Systeme und Prozesse anzupassen.

Herausforderungen in der Praxis

Die reine technische Anforderung, Rechnungen im XML-Format empfangen und versenden zu können, ist nur ein Teil der Umstellung. In der Praxis stellen sich zahlreiche weitere Fragen:

  • Integration: Wie lassen sich E-Rechnungsplattformen effizient mit bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen verbinden?
  • Prozessgestaltung: Welche internen Abläufe müssen angepasst oder neu definiert werden, damit die Verarbeitung reibungslos funktioniert?
  • Compliance: Welche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus der neuen Rechtslage?
  • Schulung: Wie werden Mitarbeitende im Rechnungswesen auf die neuen Abläufe vorbereitet?

Gerade kleinere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ausreichende personelle und technische Ressourcen für diese Transformation bereitzustellen. Doch es gilt: Je früher man beginnt, desto geringer sind die Risiken und desto besser lassen sich die Chancen nutzen.

Chancen durch die Digitalisierung

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance zur Modernisierung. Zu den Vorteilen zählen:

  • Automatisierung von Abläufen: Manuelle Datenerfassung entfällt, Fehlerquoten sinken.
  • Schnellere Verarbeitung: Rechnungen werden schneller geprüft, freigegeben und bezahlt.
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jede Rechnung ist eindeutig digital erfasst und jederzeit auffindbar.
  • Effizienzgewinne: Zeit und Kosten werden eingespart, insbesondere in Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen.

Damit kann die verpflichtende E-Rechnung ein Treiber für die umfassende Digitalisierung in vielen Unternehmen werden.

Unterstützung durch bdp

Die bdp-Gruppe begleitet Unternehmen bei diesem Transformationsprozess. Mit Dr. Patrick Bedué, IDW-zertifizierter IT-Auditor, verfügt bdp über ausgewiesene Expertise in den Bereichen Digitalisierung, Compliance und Prozessautomatisierung. Gemeinsam mit unseren Mandanten entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, um die E-Rechnung optimal in bestehende Abläufe zu integrieren.

Wir unterstützen Sie nicht nur bei der technischen Einführung, sondern auch bei der Anpassung organisatorischer Prozesse. So stellen wir sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern die Digitalisierungspotenziale voll ausschöpft.

Unser Ziel ist klar: Mehr Effizienz in Ihren Rechnungsprozessen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihr Kerngeschäft.