E-Rechnungen

Lars Christopher Krieger, Rechtsanwalt bei bdp Berlin, erläuterte im Expertengespräch bei der Digitalagentur Berlin die aktuellen rechtlichen und technischen Herausforderungen mit der Pflicht zur E-Rechnung.

Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen der Wirtschaft voran – und auch die Rechnungsstellung ist davon betroffen. Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) hat spätestens seit Beginn des Jahres enorme Bedeutung für den Rechnungsverkehr.

Anfang März hatte Rechtsanwalt Lars Christopher Krieger von bdp Berlin die Gelegenheit, in den Räumlichkeiten der Digitalagentur Berlin in Berlin-Charlottenburg, ein Expertengespräch über die aktuellen rechtlichen und technischen Herausforderungen im Hinblick auf die Einführung der E-Rechnung zu führen. Über dessen Inhalt informieren wir Sie gern in dem nachfolgenden Artikel.

Was Unternehmen bereits umsetzen müssen und was noch auf sie zukommt

Spannend war zunächst die Frage, welche Pflichten der Gesetzgeber den Unternehmen bereits jetzt auferlegt hat und was noch auf sie zukommen wird. Die Pflicht eine E-Rechnung zu empfangen verarbeiten und revisionssicher zu archivieren, besteht bereits seit dem 1. Januar 2025 für den B2B-Bereich (Business to Business Bereich).

Im Hinblick auf die Erstellung einer E-Rechnung besteht ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich für alle Unternehmen die Pflicht, eine E-Rechnung zu erstellen. Sofern der Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt, haben die betroffenen Unternehmen noch ein Jahr länger Zeit, konkret bis zum 1. Januar 2028, bevor die Erstellung einer E-Rechnung für sie verpflichtend wird.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Wichtig ist, zu beachten, dass es auch Ausnahmen im Hinblick auf die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen gibt, wie unter anderem für:

Leistungen an Endverbraucher,
Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. nicht unternehmerisch tätige Vereine oder staatliche Einrichtungen),
steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UstG,
Kleinbeträge (bis 250 Euro Bruttobetrag (§ 33 UStDV),
Fahrausweise, die als Rechnungen gelten (§ 34 UStDV) sowie
Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV)

Aktuelle Entwicklungen und bereits bestehende Rechtsprobleme

Ferner besprachen die Experten, welche aktuellen Entwicklungen zu beobachten sind und ob es mittlerweile erste Gerichtsurteile in diesem Kontext gibt. Herr Rechtsanwalt Lars Christopher Krieger stellte dabei klar, dass es zu diesem Thema seit der Einführung der E-Rechnung zwar keine wegweisenden Urteile gibt. Rechtsprobleme bestehen aber dennoch:

Dies betrifft beispielsweise den Beweiswert nicht ordnungsgemäß archivierter E-Rechnungen. Diese müssen revisionssicher archiviert werden, wobei die entsprechend gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden müssen. Maßgeblich sind dabei die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die Frage des Beweiswerts und der Verwertbarkeit von nicht ordnungsgemäß archivierten E-Rechnungen in Gerichtsverfahren ist problematisch und kann insbesondere für die beweispflichtige Partei mit erheblichen negativen Folgen einhergehen.

Versäumnisse beim Datenschutz

Zusätzlich wird sich zeigen, welche konkreten Auswirkungen Versäumnisse im Rahmen des Datenschutzes haben werden. Denn bei den Rechnungsdaten handelt es sich vielfach um sensible Daten der jeweiligen Geschäftspartner. Elektronische Rechnungen enthalten oft personenbezogene Daten (z. B. Name, Adresse, Kontodaten). Sind diese Daten nicht ausreichend geschützt, besteht die Gefahr, dass Daten in falsche Hände geraten und missbraucht werden. Rechnungsdaten sind ein attraktives Ziel von Cyberkriminellen. Ein erfolgreicher Angriff kann zu finanziellen Schäden und erheblichen Imageverlusten führen. Zusätzlich stehen mögliche Haftungsfragen im Raum. Elektronische Rechnungen müssen den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen, um personenbezogene Daten zu schützen. Daher sind die jeweiligen Unternehmen nach wie vor gehalten, beim Umgang mit den jeweiligen Daten, auch im Rahmen der E-Rechnung, auf die bestehenden gesetzlichen Vorgaben zu achten und diese entsprechend einzuhalten.

Sogenannte „sonstige Rechnungen“ und das hierfür erforderliche Einverständnis

Letztlich beantwortete unser Experte Rechtsanwalt Lars Christopher Krieger auch die Frage, was genau unter einer „sonstigen Rechnung“ zu verstehen ist und wie es sich mit dem bisher erforderlichen Einverständnis des Geschäftspartners zu dem Versand einer elektronischen Rechnung verhält.

Durch § 14 Absatz 1 UstG wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Eine elektronische Rechnung ist ab dem 1. Januar 2025 nicht mehr ein PDF-Dokument oder eine E-Mail, welche die Rechnungspflichtangaben enthält. Nunmehr liegt eine E-Rechnung immer dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Daher gelten ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen als „sonstige Rechnungen“.

Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 kann eine Rechnung für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro gilt diese Möglichkeit bis Ende 2027. Die Ausstellung und Übermittlung einer Papierrechnung ist bis dahin umsatzsteuerlich immer zulässig. Die Zustimmung des Empfängers zu der Rechnungserteilung in einem anderen elektronischen Format bedarf keiner besonderen Form. Es muss lediglich Einvernehmen zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger über das zu verwendende Format bestehen. Die Zustimmung kann etwa in Form einer Rahmenvereinbarung (unter anderem in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) oder schlüssig (beispielsweise durch Annahme und Begleichung der Rechnung) erfolgen.

Fazit

Die elektronische Rechnung ist kein Zukunftsszenario mehr, sondern seit dem 1. Januar 2024 gelebte Realität. Unternehmen, die jetzt umstellen, profitieren von Effizienzgewinnen und Wettbewerbsvorteilen. Durch den Automatismus der Datenübertragung wird zukünftig Zeit und damit personelle und finanzielle Ressourcen gespart. Auch werden bei der automatisierten Datenübertragung der Rechnungsdaten Übertragungsfehler verhindert. Das Interview hat gezeigt: Der Weg zur digitalen Rechnungsstellung ist machbar – mit der richtigen Strategie. Wir bei bdp unterstützen Sie gerne bei der Umstellung auf die E-Rechnung und Ausarbeitung einer auf Sie individuell zugeschnitten Strategie.