Grundkurs Geschäftsführung (1)  Organstellung, Pflichten und Kontrolle

Mit der zunehmenden Präsenz chinesischer Unternehmen in Deutschland stehen viele von Ihnen bei der Gründung einer Gesellschaft vor ähnlichen Herausforderungen: Wie wählt man einen geeigneten Geschäftsführer aus? Oder: Wenn mehrere Geschäftsführer bestellt werden: Sollen sie das Unternehmen jeweils einzeln vertreten dürfen oder ist eine gemeinsame Zeichnungsberechtigung erforderlich? 

Wie lassen sich deren Rechte und Pflichten wirksam überwachen? Und wie kann die vertretende Person gleichzeitig zur Markterschließung für das Mutterunternehmen beitragen, während persönliche sowie unternehmerische Risiken möglichst minimiert werden sollen?

Zu diesen zentralen Fragen haben wir für Sie die wichtigsten Aspekte für eine erfolgreiche Vorbereitungsphase in 10 Punkten zusammengefasst, die wir in einer kleinen Serie von drei Artikeln veröffentlichen werden.

In Teil 1 stehen Organstellung, Pflichtenrahmen und Gesellschafterkontrolle im Zentrum. In Teil 2 wird es um Haftungsrisiken, Insolvenzantragspflichten und den praktischen Umgang mit den Banken gehen. Teil 3 wird die Artikelreihe dann mit einem Deutschland–China-Vergleich abschließen und interkulturelle Aspekte und die Governance-Anforderungen ins Zentrum stellen.

Organstellung, Pflichtenrahmen und Gesellschafterkontrolle

Der Geschäftsführer ist gesetzliches Organ der GmbH und jeder einzelne Geschäftsführer trägt umfassende Verantwortung. Er unterliegt der Legalitätspflicht, haftet persönlich bei Pflichtverletzungen und muss Entscheidungen sorgfältig dokumentieren. Gesellschafter verfügen über weitreichende Kontrollrechte und Zustimmungsvorbehalte und treffen als „Eigentümer“ die strategischen Entscheidungen im Unternehmen.

1. Der Geschäftsführer in der Bundesrepublik Deutschland: Organstellung und Dienstverhältnis

Der Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist zum einen ein gesetzliches Organ der Gesellschaft, der durch Gesellschafterbeschluss oder Gesellschaftsvertrag bestellt wird und die GmbH gegenüber Behörden, Finanzämtern und weiteren Dritten wie z. B. Kunden oder Lieferanten vertritt. Er kümmert sich um die aktive Verwirklichung der Gesellschaftsziele und ist u. a. auch verantwortlich dafür, dass alle Geschäftsbriefe der GmbH die grundlegenden Informationen über die Gesellschaft enthalten, wie die Rechtsform der Gesellschaft, Sitz der Gesellschaft, Registergericht am Sitz der Gesellschaft etc.

Organstellung bedeutet, dass der Geschäftsführer der gesetzliche Vertreter der Gesellschaft ist, da die Gesellschaft immer durch eine natürliche Person vertreten werden muss. Die GmbH wird durch den Geschäftsführer repräsentiert. Dieser wird im Handelsregister durch das Gericht eingetragen. Neben der Organstellung besteht auch ein Dienstverhältnis. Dies ist unabhängig von der Organstellung. Das Dienstverhältnis wird durch einen Geschäftsführeranstellungsvertrag begründet.

In diesem werden regelmäßig folgende Punkte geregelt:

• Inhalt der Tätigkeit und Verantwortlichkeiten
• Vergütung, Bonus, Nebenleistungen
• Dienstwagen (inkl. privater Nutzung)
• Urlaub, Lohnfortzahlung
• Kündigungsfristen und Abfindung
• Sozialversicherungs- und steuerliche Aspekte

Eine Abberufung als Geschäftsführer (Organstellung) beendet in den meisten Fällen den Anstellungsvertrag nicht. Eine Aufhebung der Organstellung als Geschäftsführer kann durch die Gesellschafterversammlung jederzeit erfolgen. Anders verhält es sich mit dem Geschäftsführeranstellungsvertrag. Allerdings genießen Geschäftsführer keinen gesetzlichen Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz wie Arbeitnehmer.

2. Zentrale Pflicht: Legalität und kaufmännische Sorgfalt

Geschäftsführer unterliegen grundsätzlich in Deutschland der sogenannten Legalitätspflicht. Sie müssen sich strikt an alle Gesetze und Vorschriften sowie interne Regelungen halten und sollten entsprechend über neue Entwicklungen informiert sein sowie mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns handeln

Bei Pflichtverletzungen droht persönliche Haftung, auch mit dem Privatvermögen. So muss der Geschäftsführer beispielsweise die Buchhaltung überwachen. Die Fürsorgepflicht des Geschäftsführer gegenüber Angestellten umfasst insbesondere den Arbeitsschutz, die ordnungsgemäße Abführung der Sozialabgaben sowie Informations- und Berichtspflichten gegenüber den Gesellschaftern.

Wenn es mehrere Geschäftsführer gibt, haften diese jeweils einzeln und aufs Ganze. Sie haben untereinander entsprechende Kontroll- und Überwachungspflichten.

3. Unternehmerisches Ermessen 

Der Geschäftsführer haftet nicht für jede unternehmerische Fehlentscheidung. Er verfügt über ein unternehmerisches Ermessen. Es hat sich hierfür die sogenannte „business judgement rule“ etabliert, die eine Balance darstellt: Der Geschäftsführer soll einerseits Ermessen bei seinen Entscheidungen haben, muss aber andererseits Grenzen beachten.

4. Treuepflicht und besondere Verbote

Der Geschäftsführer unterliegt einer besonderen Treuepflicht gegenüber der GmbH, wie bzgl.:

• Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen
• Wettbewerbsverbot
• Wahrung der wirtschaftlichen Interessen der Gesellschaft
• Verbot persönlicher Vorteile (z. B. Provisionen Dritter)

Insichgeschäfte (Geschäfte mit sich selbst, z. B. mit dem Geschäftsführer selbst auf der einen Seite als Vertragspartei und auch auf der anderen Seite, beispielsweise um Lagerhallen zu vermieten) sind grundsätzlich unzulässig, können jedoch durch Gesellschafterbeschluss erlaubt werden. Diese erfolgt in der Praxis regelmäßig.

5. Überwachung und Kontrollrechte der Gesellschafter

Gesellschafter verfügen in Deutschland über weitreichende Kontrollrechte:

• Sie haben jederzeitiges Auskunftsrecht
• Einsicht in Bücher, Verträge und Steuerunterlagen
• Zustimmungspflichten bei bestimmten Geschäften, wenn diese in der Satzung oder den Geschäftsführeranstellungsvertrag vorgesehen ist

Die Nichtbeachtung von zustimmungspflichtigen Maßnahmen gilt als schwerwiegende Pflichtverletzung. Hierzu sollten sich Unternehmer aus China idealerweise besonders gut informieren lassen. Die Kontrolle erfolgt in diesem Fall in Deutschland stark formalisiert und dokumentationsbasiert mit der Erwartung, dass nicht nur informiert wird, sondern die Gesellschafter nachvollziehbar, rechtzeitig und strukturiert in wesentliche Entscheidungsprozesse eingebunden werden.

Mindestens einmal jährlich muss der Geschäftsführer formell korrekt eine ordnungsgemäße Gesellschafterversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses einberufen.

Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Gremium der Gesellschaft das wesentliche Kontrollinstrument. Damit kann bspw. die Muttergesellschaft aus China:

• Geschäftsführer bestellen oder abberufen
• Geschäftsführer Weisungen erteilen (§ 37 GmbH-Gesetz)
• zentrale Geschäftsentscheidungen (z. B. höhere Investitionen oder Darlehen) genehmigen
• bezüglich einer Entlastung des Geschäftsführers entscheiden

Gesellschafter können in der Satzung oder in der Geschäftsordnung festlegen, dass eine vorherige Zustimmung der Gesellschafter für bestimmte Angelegenheiten nötig ist, wie für:

• Einen bestimmten Betrag überschreitende Investitionen
• Darlehen oder Finanzierungen
• Abschluss oder Kündigung wichtiger Verträge
• Einstellung von Führungskräften
• Beteiligungen, Immobilientransaktionen

Hiermit kann zu einem Teil verhindert werden, dass ein Geschäftsführer „willkürlich handelt”.

Die Pflichtenlage der Geschäftsführer und die Einflussmöglichkeiten der Gesellschafter in einer deutschen GmbH ist komplex und gleichzeitig aber auch weit gestaltbar, wenn rechtzeitig professioneller Rat eingeholt und berücksichtigt wird. Hierfür stehen wir Ihnen sehr gern mit unserem deutsch-chinesischen Team zur Verfügung.