Digitale Unternehmensplanung - „Die Software kann nicht hexen!“

Der Einsatz von Softwarelösungen für Finanz- und Unternehmensplanung macht auch für mittelständische Unternehmen Sinn. Entscheidend für den späteren Erfolg ist eine strukturierte Konzeption.

Brachten die letzten beiden pandemiegeprägten Jahre bereits unternehmerische Herausforderungen mit sich, die zuvor schwer vorstellbar waren, so hat Putins Überfall auf die Ukraine und deren Folgen die politischen und ökonomischen Rahmenbedingungen nochmals um ein Vielfaches unsicherer und schwieriger gemacht.

Verantwortliche Unternehmer sollten angesichts solch exogener Schocks aber nicht fälschlich folgern, dies mache eine gewissenhafte Unternehmensplanung obsolet, weil die Rahmenbedingungen ja extrem unberechenbar seien. Das Gegenteil ist richtig: Gerade in unübersichtlichen Zeiten ist es wichtig, im eigenen Unternehmen einen exakten Überblick zu behalten (oder zu bekommen), damit Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt und eingedämmt werden können.

A & O: Integrierte Unternehmensplanung

Eine integrierte Unternehmensplanung, die sowohl die Ergebnis- als auch die Liquiditäts- und Bilanzpostenplanung umfasst, ist das A & O einer zeitgemäßen Unternehmenssteuerung. Das gilt umso mehr für Unternehmen mit manifesten oder drohenden wirtschaftlichen Schwierigkeiten. Eine naheliegende und praktikable Option ist es, hierzu an den kaufmännischen Systemen anzusetzen und die ohnehin vorhandenen Zahlen der Buchhaltung analytisch zu nutzen. Um die operative Unternehmensplanung möglichst effizient zu gestalten, verfügt bdp über eigene Standards und Tools zur Analyse, Planung und Berichterstattung oder greift auf Software von Drittanbietern (bspw. LucaNet) zurück.

Über die Optimierung des Planungsprozesses und des Reportings und wie digitale Tools hierzu effektiv genutzte werden können, sprachen wir mit Robert Mühlig, Senior Consultant bei bdp Berlin.

Herr Mühlig, wir wollen mit den Grundlagen starten: Was müssen wir bei einem Planungsprojekt unbedingt beachten, damit es erfolgreich wird?

Ganz wichtig ist: Starten Sie rechtzeitig. Das hilft nicht nur, damit wir irgendwann fertig werden. Es gewährleistet auch, dass die zugrunde gelegten Informationen noch aktuell sind. Wir planen ja nicht der Planung wegen, sondern wegen eines konkreten Ziels. Das könnte etwa ein Förderantrag für die Corona-Unterstützung sein.

Dann ist wichtig: Beachten Sie die Fristen. Einem Finanzierer müssen Sie genau angeben können, wann Sie welche Summe benötigen und wann Sie das Geld zurückzahlen können.

Welche Informationen benötige ich?

Grob gesprochen ist die Antwort: Sie müssen den Geschäftsverlauf kennen und abbilden können, insbesondere die Ein- und Ausgänge der Zahlungen. Sie müssen also die Umsätze und die Kosten wissen.

Wichtig ist auch: Jeder Plan hat einen Planungsstand und der entspricht maximal dem heutigen Tag. Denn nur die Informationen, die ich heute habe, kann ich verarbeiten! Da darf man nicht sagen, die Zukunft ist ungewiss und ich weiß ja gar nicht, was morgen ist. Denn man hat ja aus der Sicht von heute eine gewisse Vorstellung davon hat, was morgen sein kann. Und das ist dann unser Plan.

Und wir müssen frühzeitig alle relevanten Bereiche unseres Unternehmens einbinden. Die Planung stellt die Weichen für unseren späteren Erfolg.

Wo bekomme ich die relevanten Informationen her bzw. wer kann mich dabei unterstützen?

Externe Unterstützung finden Sie durch Fachleute oder Berater wie etwa bdp. Aber auch die Anbieter digitaler Planungstools unterstützen Sie in der Regel fachlich. Intern können natürlich das Management und Ihre Entscheider und Bereichsleiter Informationen beisteuern. Wichtig ist dabei, dass sich die Bereiche abstimmen, dass sich zum Beispiel Vertrieb und Produktion über realistische Stückzahlen ins Benehmen setzen. Ziel ist eine integrierte Planung, die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV), Liquidität und Bilanzplanung in sich stimmig abbilden kann.

Welche Vorteile bietet dabei eine softwaregestützte Planung?

Wenn wir eine integrierte Planung aufgesetzt haben, können Forecasts mit der entsprechenden Software relativ zügig erstellt werden. Softwaregestützte Planung hat auch den Vorteil, dass man recht einfach verschiedene Szenarien abbilden und speichern kann.

Daraus resultiert ein deutlicher Produktivitätsvorteil gegenüber Planungsrechnungen in Excel. Dort ist eine häufige Fehlerquelle das Anlegen und Pflegen von Verknüpfungen zu anderen Dateien.

Intelligente Softwarelösungen

Für LucaNet gilt: Bei Konzernen können mehrere Gesellschaften relativ einfach abgebildet und separat betrachtet werden. So lässt sich eine konsolidierte Planung von Unternehmensgruppen aus der Planung der einzelnen Unternehmen quasi auf Knopfdruck erzeugen. Voraussetzung ist, dass diese Konsolidierung sauber eingerichtet wurde.

Die Planung für Auslandsgesellschaften kann zudem in Fremdwährung erfolgen, wobei Wechselkurse automatisch aktualisiert werden. Die Anzeigewährung kann beliebig gewechselt werden. Für die Planungsphase kann schließlich sogar eine bestimmte Entwicklung der Wechselkurse vorgegeben werden. Währungseffekte lassen sich somit besser abschätzen.

Wie kann der Planungsprozess und das darauf basierende Reporting optimiert werden?

Das oberste Motto muss lauten: Wir lernen aus den Fehlern der Vergangenheit und dokumentieren, was nicht nach unseren Vorstellungen gelaufen ist. Was sich einfach anhört, wird in der Praxis aber oft nicht gemacht. Dabei ist das die wichtigste Grundlage für eine Optimierung.

Dann müssen wir dafür sorgen, dass wir eine möglichst einheitliche Datenbasis bekommen. Auch dafür ist etwa LucaNet ein hilfreiches Tool, weil es Schnittstellen zu verschiedensten Datenquellen bereitstellt und dann intern für eine Vereinheitlichung sorgt. Damit können Sie dieselbe Struktur für die Ist- und die Planzahlen nutzen.

Wie detailliert sollte ich planen?

Grundsätzlich gilt, dass die Planung so detailliert wie möglich erfolgen sollte. Das ist nötig, damit intern das Management genau die Stellschrauben erkennen kann, mit denen beispielsweise konkret Kosten reduziert werden können. Gleichzeitig sollte aber die Möglichkeit gegeben sein, für externe Adressaten aggregierte und übersichtliche Daten zu erstellen.

Welche besonderen Vorteile bietet LucaNet?

Der Planungsprozess umfasst je nach Unternehmen eine Vielzahl von Schritten zur Erstellung von Teilplänen. Bei LucaNet können diese Teilpläne einfach zusammengeführt werden. LucaNet bietet ferner einen Datenimport über strukturierte Excel-Dateien an. Der Vorteil ist nun: Da viele Unternehmen solche Teilpläne überwiegend in Excel erstellen, können diese weiterverwendet werden.

Plandaten für das aktuelle Geschäftsjahr befinden sich in einer eigenen Datenebene und werden nicht durch Einspielen der Ist-Zahlen überschrieben. Das trifft auch für zusätzlich erstellte Szenarien zu.

Soll-Ist-Vergleiche lassen sich unmittelbar durch die Auswahl einer entsprechenden Ansicht erzeugen (Monats-, Quartals- oder Jahresbasis). Ist-Zahlen können ohne Zusatz-Aufwand zuvor erstellten Szenarien gegenübergestellt werden. Abweichungen lassen sich bis hinunter auf Kontenebene analysieren. Es werden selbstverständlich entsprechende grafische Auswertungen bereitgestellt.

Weshalb ist eine einheitliche Datenbasis so wichtig?

Unternehmensplanung ist ein iterativer Prozess, der verschiedene Zwischenstände erzeugt. Alle Teilpläne synchron zu halten, kann schwierig werden.

Um Fehlerquellen zu minimieren, braucht es eine entsprechende Dokumentation zu den Zwischenständen (z. B. Änderungsprotokoll, Darstellung von Prämissen etc.). In aller Regel wird dieser Aufwand aber nicht betrieben. Im ungünstigsten Fall wird so das Vertrauen in die Richtigkeit und Vollständigkeit der Unternehmensplanung beschädigt.

LucaNet speichert planungsrelevante Daten als Belege und führt im Hintergrund ein Änderungsprotokoll. Dateien zur ergänzenden Dokumentation können in LucaNet abgelegt werden. Es gibt dann immer nur einen Ist- bzw. Planungsstand und nicht verschiedene Versionen von Excel-Dateien.

Ist so eine Software-Lösung nur etwas für größere Unternehmen?

Es gibt eine Vielzahl an Softwarelösungen für die Finanz- und Unternehmensplanung. Oft finden sie bei mittleren und großen Unternehmen Anwendung und ermöglichen eine integrierte Planung von GuV, Bilanz und Liquidität. Der Einsatz von Softwarelösungen für Finanz- und Unternehmensplanung macht aber auch für mittelständische Unternehmen Sinn. Es ist dabei nicht erforderlich, diese Lösungen selbst zu erwerben. bdp verfügt über die mandantenfähige Software LucaNet und kann entsprechende Leistungen anbieten.

Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz einer solchen Software-Lösung ist die strukturierte konzeptionelle Vorbereitung: Die Frage, ob z. B. verschiedene Geschäftsbereiche, Filialen, Kostenstellen etc. mit betrachtet werden sollen, müssen im Vorfeld beantwortet werden. Hier sollte ein (kleines) Pflichtenheft erstellt werden, das als Fahrplan für die Abbildung des Unternehmens dient.

Welche Softwarelösung empfehlen Sie?

Im Mittelstand ist überwiegend Excel im Einsatz. In der Regel umfasst dabei die Planung aber nur die GuV, seltener auch die Liquidität. Eine integrierte Planung ist zwar prinzipiell auch mit Excel möglich, aber aufwendig in Erstellung und Pflege.

Wir setzen für unsere Mandanten zunehmend LucaNet als Planungs- und Berichtstool ein. LucaNet wurde ursprünglich entwickelt für die Unterstützung der Jahresabschlusserstellung und –prüfung, insbesondere für konsolidierte Abschlüsse. Heute bietet LucaNet auch die Unterstützung des Planungsprozesses, des Controllings und der Berichterstattung für einzelne Unternehmen und Unternehmensverbünde.

Es gibt aber auch andere gute Lösungen wie Corporate Planer, Cubeware, QuoVadis u. v. m. Wie gesagt: Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz solcher Softwarelösungen ist es, dass strukturiert und nachvollziehbar vorgegangen wird!

Ist LucaNet an meine individuelle Unternehmensstruktur anpassbar?

Die LucaNet-Software ist eine datenbankgestützte Anwendung. Geschäftsvorfälle werden, ähnlich wie in der Finanzbuchhaltung, über vordefinierte sowie über benutzerdefinierte Logiken verbucht.

Wichtig ist: LucaNet kann nicht hexen! Anwenderspezifische Besonderheiten müssen der Software mitgeteilt werden. Es gilt: „Garbage in, Garbage out!“ Die Anpassung an spezielle Gegebenheiten ist das zentrale Moment. Wird hieran gespart, realisieren Sie keine positiven Effekte.

Das betrifft sowohl die Abbildung des Kontenrahmens für die Ist-Zahlen und ggf. auch den Konsolidierungskreis als auch die Geschäftsvorfälle in der Planungsphase.

bdp hat sich hierfür ein Grundgerüst als Master erstellt, das bereits viele Voreinstellungen enthält. Dieses Grundgerüst kann dann an die Besonderheiten des Einzelfalls angepasst werden. Sind die vorbereitenden Arbeiten insoweit abgeschlossen, können die Ist-Zahlen importiert werden.

Wie sieht die konkrete Datenübernahme und Informationsverwaltung in LucaNet aus?

Am Anfang steht das Einlesen der Ist-Daten aus der Buchhaltung. Hierfür bietet LucaNet verschiedene Importmöglichkeiten per Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen. Diese sind alle in der Lage, die Summen- und Saldenliste in eine Excel-Datei zu transformieren. Diese wird für LucaNet noch etwas bearbeitet, um den Import komfortabel zu gestalten.

Nach Import der Daten aus der Finanzbuchhaltung müssen Sachkonten der Bilanz bzw. GuV in LucaNet zugeordnet werden. Das kann automatisiert erfolgen, wenn Standardkontenrahmen verwendet werden.

Wurden alle Konten zugeordnet, speichert LucaNet den Datenimport. Die Ist-Zahlen von Bilanz und GuV stehen jetzt zur Verfügung. Die Anzahl der Geschäftsjahre für Ist und Plan, die abgespeichert werden können, ist unbegrenzt. Es können zusätzlich individuelle Varianten für Bilanz und GuV angelegt werden, die jedoch auf dieselbe Datenbasis zugreifen.

Für die Planung in LucaNet können verschiedene vorgefertigte Formulare verwendet werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, Planungen aus Excel zu importieren.

Es stehen Assistenten für die automatische Berechnung von Kontokorrentzinsen und Ertragssteuern für die Planungsphase zur Verfügung. Die Berücksichtigung von Kapitaldiensten kann durch Anlage von Krediten automatisiert werden. Entsprechende Angaben werden definiert und für die Planungsphase berücksichtigt.

LucaNet ermöglicht das Anlegen von in der Zukunft geplanten Finanzierungen, z. B. für künftige Investitionen. Die Planung der Zahlungsströme erfolgt über Buchungsregeln. Hier werden für zahlungswirksame Konten die Angaben zur Umsatz-/Vorsteuer und den Zahlungszielen hinterlegt. Aus diesen Informationen ergibt sich die Bilanz- bzw. Liquiditätsplanung.

Gibt es darüber hinaus etwas bei der Planung zu beachten?

Wichtig ist die eindeutige und nachvollziehbare Dokumentation und Benennung der Daten. Die Zusammensetzung der Daten ist idealerweise zusätzlich schriftlich erfasst. Jedes Szenario enthält abweichende Prämissen, welche ebenfalls nachvollziehbar gehalten werden sollten. Abgleiche und Schlussfolgerungen der Plandaten mit dem Ist werden somit effizienter.