Wichtige unternehmerische Entscheidungen erfordern eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Rechte und Pflichten, die sich aus dem Verhältnis zu Banken und anderen Finanzpartnern ergeben.
Für eine professionelle Unternehmensführung ist ein geordnetes System mit schnell zugängigen Daten zur Finanzierungssituation elementar.
Ob eine Sanierung notwendig ist, eine Finanzierung beschafft werden soll, ob ein Nachfolger gesucht wird oder andere finanzwirtschaftliche Themen geklärt werden müssen: Stets erfordern solche Situationen eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Rechte und Pflichten, die sich aus dem Verhältnis zu Banken und anderen Finanzpartnern ergeben.
Aber: In nahezu 90 Prozent aller neuen Beratungsfälle müssen wir feststellen, dass der schnelle Zugriff auf aktuelle Finanzierungsunterlagen nicht durchgehend gewährleistet ist. Es sind sogar Situationen aufgetreten, wo Verträge und andere wichtige Vereinbarungen gar nicht auffindbar waren.
Empfehlenswert ist die Führung eines Banken- und Sicherheitenspiegels. Nur wenn ein Unternehmer die rechtlichen Parameter und somit die jeweiligen Positionen der Banken bzw. Finanzierer kennt, können Verhandlungen gezielt zum Erfolg geführt werden.
Damit verbunden ist die Fortschreibung eines entsprechenden Zins- und Tilgungsplans unabdingbar, um im Planungsprozess und bei kurzfristigen Anpassungen die Ergebnis- und Liquiditätsauswirkungen schnell erkennen zu können.
Die Jahresabschlusserstellung und die sich möglicherweise anschließende Prüfung durch Wirtschaftsprüfer werden durch gut aufbereitete Unterlagen effizienter.
Der Bankenspiegel
Im Bankenspiegel wird jeweils zu einem Stichtag eine Übersicht der Verbindlichkeiten mit allen Finanzpartnern systematisch dargestellt. Empfehlenswert ist hierfür mindestens ein quartalsweiser Turnus. Dabei ist an alle Formen von Darlehensgewährungen zu denken; also auch mögliche Darlehen von Gesellschaftern oder Dritten, die dem Unternehmen Kreditmittel zur Verfügung gestellt haben.
Der Bankenspiegel sollte in Kategorien wie beispielsweise Kreditinstitute, Mietkauffinanzierer, Mezzanine-Kapitalgeber und Gesellschafterdarlehen bzw. nahestehende Personen unterteilt werden. Stille Beteiligungen sind in der Regel ebenso zu berücksichtigen, da diese sehr häufig reinen Finanzierungscharakter haben und Endfälligkeiten sowie die Zahlung von Entgelten vereinbart wurden. Die Systematik ist selbstverständlich an der jeweiligen Unternehmenssituation auszurichten.
Unterhalb der jeweiligen Kapitalgeber sollte tabellarisch eine detaillierte Auflistung spezifischer Kenngrößen erfolgen. So sind neben der Kreditart, dem Ursprungsbetrag und der aktuellen Valuta auf jeden Fall die Angaben des Kapitaldienstes aufzunehmen. Letzteres dient insbesondere zur Überprüfung der Zahlungsströme an den jeweiligen Zins- und Tilgungsterminen. Nach unserer Erfahrung ist es sinnvoll, Besonderheiten (z. B. Rangrücktrittserklärung, Covenants) oder Terminhinweise (Zinsbindung, Endfälligkeiten) mit in diese Tabelle zu integrieren.
Die Kreditlinien bei Banken dürfen natürlich nicht vergessen werden, auch wenn damit in der Regel keine Tilgungsverpflichtung verbunden ist. Durch den Ausweis außerhalb der Bilanz geraten Avalkredite häufig aus dem Blickfeld. Diese stellen jedoch ebenfalls einen Teil eines Kreditrisikos der Bank dar.
Der Sicherheitenspiegel
Selten werden Darlehen bzw. Kredite ohne die Vereinbarung von Sicherheiten zur Verfügung gestellt. Der Begriff der Übersicherung wird hin und wieder ins Spiel gebracht, ohne sich jedoch zu vergewissern, wie die konkrete Situation wirklich ist. Dabei ist in der Praxis naturgemäß ein Auseinanderklaffen der Wertvorstellungen des Sicherungsgebers und der Wertansätze des Sicherungsnehmers festzustellen.
Auch bei dieser tabellarisch zu führenden Aufstellung ist eine systematische Aufteilung empfehlenswert, welche die Besonderheiten des Unternehmens berücksichtigt.
Die bestellten Sicherheiten sind nach dem Sicherungsnehmer (i.d.R. Kreditinstitut) geordnet aufzulisten. Wichtig ist dabei die Sicherungsart, also ob es sich beispielsweise um eine persönliche Bürgschaft des Gesellschafters oder eine Grundschuld auf dem Firmenobjekt handelt.
Die Sicherheiten sind entsprechenden Darlehen bzw. Krediten zuzuordnen. Beachtenswert ist dabei, ob es sich um Sicherheiten mit einem weiten oder engen Sicherungszweck handelt. Sicherheiten werden heutzutage i.d.R. mit einem engen Sicherungszweck versehen und erledigen sich insofern, wenn die mit dem Zweck verbundene Hauptforderung getilgt bzw. gelöscht wurde. Je nach Sicherheit passiert dies automatisch durch die Akzessorietät oder durch Rückübertragung bei abstrakten Sicherheiten. Mögliche nachrangige Haftungsansprüche wie z. B. die Abtretung von Rückgewähransprüchen oder nachrangige Teilabtretungen etc. müssen beachtet werden. Bei Sicherstellungen auf Objekten muss die Grundbuchsituation detailliert aufgezeigt werden.
Im Einzelfall kann den Sicherheiten neben einem Nennwert (Bürgschaftsbetrag oder Grundschuldhöhe) noch ein Verkehrswert beigemessen werden. Dazu können unterstützende Dokumentationen dienen, die im Einzelfall auch von dem Sicherungsnehmer zur Verfügung gestellt werden, bspw. Verkehrswertgutachten von Immobilien.
Der Zins- und Tilgungsplan
Aus den Angaben zu den Finanzierungsvereinbarungen ergibt sich ein Kapitaldienst, der die Ergebnis- und Liquiditätsplanung tangiert. Die vertragsgemäßen Zins- und Tilgungsverpflichtungen sollten jeweils tabellarisch aufbereitet sein. Dabei ist es wichtig, den Zahlungsrhythmus unabhängig von periodenbedingten Zinsabgrenzungen zu berücksichtigen. Es ist insbesondere bei KfW-Darlehen sehr häufig so, dass die Tilgungstermine quartalweise oder halbjährlich vereinbart sind, die Zinstermine aber davon abweichen. Das führt an den jeweiligen Terminen zu beachtlichen Belastungen, die im Fokus der Liquiditätssteuerung stehen müssen.
Die Kreditunterlagen
Besonders wichtig ist die geordnete Dokumentation und Ablage der Verträge und Vereinbarungen. Nicht selten stehen wir vor der Situation, dass selbst Kreditverträge aus unterschiedlichsten Gründen nicht mehr auffindbar sind oder nachfolgende Nachtragsvereinbarungen fehlen. Auch die Ablage an mehreren Standorten kann zu einem Problem führen, wenn die bestehenden Regelungen nachvollzogen werden müssen.
Die Ablage der Kreditverträge und Vereinbarungen mit anderen Finanzierern muss in einem für das jeweilige Unternehmen sinnvollen System erfolgen. Wichtig ist, dass für jeden damit im Unternehmen betrauten Mitarbeiter oder für die Geschäftsführung die Systematik nachvollziehbar ist und stets weiter beibehalten wird.
So kann eine Ablage in ähnlicher Form wie der Bankenspiegel selbst erfolgen, also jeweils nach Finanzpartner und nach Kreditart. Häufig ist eine Vielzahl von Mietkaufverträgen im Unternehmen vorzufinden. Dabei werden teilweise Sicherungsvereinbarungen und Mietkaufvertrag in einem Werk geregelt und nach der sogenannten Übernahmebestätigung die Vertragsparameter mitgeteilt.
Die Sicherheiten sollten insofern ebenfalls nach Finanzierer und mit klarer Zuordnung (Hinweisen) zu den Krediten abgelegt werden.
Vertrauliche Kreditunterlagen, z. B. Erklärungen von Gesellschaftern oder Rangrücktrittserklärungen, können gesondert abgelegt werden, müssen aber zumindest im Bedarfsfall zugriffsbereit stehen und bei den Sicherheiten mit Hinweisstellungen ersichtlich sein. Häufig liegen auch die persönlich abgegebenen Bürgschaften beim betreffenden Sicherungsgeber im Original.
Jedwede Anpassung der Kreditbedingungen oder z. B. laufende Konditionenanpassungen (das gilt auch für EURIBOR-Kredite) sind nachvollziehbar im Ablagesystem zu integrieren.
Fazit
Für alle Beteiligten, die sich beim Unternehmen mit der Finanzierung beschäftigen, aber auch für Dritte wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmensberater ist ein geordnetes System mit schnell zugängigen Daten elementar. So können sich alle schnell in die Materie einarbeiten und insbesondere für anstehende Verhandlungen die jeweiligen Positionen besser bestimmen und eine Verhandlungstaktik erarbeiten.
In unserer Beratungspraxis, die zu einem großen Anteil auch die Bankenkommunikation beinhaltet, ist das eine der ersten Aufgaben, denen wir uns zuwenden. Insofern haben wir vielfältige Erfahrungen mit unterschiedlichen Ordnungssystemen und Informationsaufbereitungen. Weil im bdp-Team langjährige praktische Erfahrung aus dem Bankenbereich vorhanden ist, können wir kompetente Unterstützung anbieten und unabhängig von aktuellen Ereignissen bei der Implementierung helfen.
