Ein professionelles Controlling verbessert sowohl die Basis für unternehmerische Entscheidungen als auch das qualitative Rating.

Wenn das Stichwort Rating fällt, denken viele Unternehmer reflexhaft ausschließlich an die harten Kennziffern des quantitativen Ratings. Völlig außerhalb des Blickfelds liegen aber die Bereiche der Unternehmensführung, die beim qualitativen Rating im Zentrum stehen. Sie sollen deshalb in dieser Serie über professionelles Management und qualitatives Rating erläutert werden. Nach dem Überblick in Ausgabe 108 vom Juni 2014 befassen wir uns in dieser Ausgabe nun mit dem Controlling.

Das Controllingverfahren in einem Unternehmen ist ein wichtiger Bewertungsbereich bei allen Ratingverfahren. In der Fachliteratur gibt es verschiedene Ansätze, um das Controlling als eigenständige betriebswirtschaftliche Teildisziplin zu begründen. Im Zentrum steht dabei der Gedanke, dass Controlling mehr ist als die reine Zusammenfassung bereits bestehender Teilaufgaben der Unternehmensführung wie zum Beispiel Planung, Berichtswesen und Abweichungsanalyse. In den letzten 20 Jahren hat sich zunehmend ein ganzheitliches Verständnis von Controlling durchgesetzt.  Dabei besteht die eigenständige Funktion des Controllings in der Koordination der betriebswirtschaftlichen Führungsteilsysteme.

Die Qualität des Controllings wird beim Rating anhand der Qualität folgender Instrumente bewertet:

  • Unternehmenssteuerungskonzept
  • Kostenrechnung
  • unterjähriges internes Rechnungswesen (Reporting)
  • Liquiditätsmanagement
  • Risikofrüherkennungssystem

Unternehmenssteuerungskonzept

Ein gutes Unternehmenssteuerungskonzept liegt dann vor, wenn das Unternehmen über eine gut dokumentierte und vollständige Unternehmensplanung verfügt und diese laufend den tatsächlichen Entwicklungen anpasst. Hierzu gehören gegebenenfalls auch Alternativszenarien im Falle möglicher Fehlentwicklungen. Wichtig ist: Das gesamte Unternehmen sollte anhand realistischer und auf die einzelnen Abteilungen heruntergebrochene Zielvorgaben gesteuert werden.

Die ergriffenen Maßnahmen zur Umsetzung der Ziele müssen selbstverständlich mit den Zielen korrespondieren. Die Ziele sollten nicht untereinander im Widerspruch stehen. Realistische Zielvorgaben tragen dabei zur Mitarbeitermotivation bei.Kostenrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung sollte einen hohen Stellenwert in Ihrem Unternehmen einnehmen. Kalkulationsfehler, die hier entstehen, können später kaum noch kompensiert werden. Die Kostenrechnung stellt wichtige Informationen wie die Preisuntergrenze eines Produktes zur Verfügung. Die Deckungsbeitragsrechnung liefert Informationen, welche Produkte in welchem Umfang Überschüsse für die Fixkostendeckung generieren. Mithilfe der Break-even-Analyse können Gewinnschwellen ermittelt werden. Unter zeitlichen Gesichtspunkten kann zwischen Ist-, Normal- und Plankostenrechnung unterschieden werden. Während die Plankostenrechnung eine wichtige Kalkulationsgrundlage ist, stellt die Nachkalkulation oder Ist-Kostenrechnung wichtige Informationen für die Erfolgsanalyse zur Verfügung.Unterjähriges internes Berichtswesen (Reporting)

Das Reporting (internes Berichtswesen) ist eine unterjährige, wichtige Entscheidungsgrundlage für die finanzielle Führung des Unternehmens mittels regelmäßigen Standardberichten.Ziel ist die Beantwortung von Fragen wie:

  • Wie viel wurde in der Berichtsperiode verdient?
  • Mit welchen Produkten (oder Produktgruppen) und auf welchen Märkten verlieren und wo gewinnen wir?
  • Wie produktiv sind wir?
  • Wie wird das Ergebnis am Jahresende aussehen?
  • Wo stehen wir im Vergleich zu Vorperioden?
  • Wo und warum weichen wir vom Weg (Budget) ab?
  • Wie haben sich die eingeleiteten Maßnahmen ausgewirkt?
  • Wie werden Liquidität und Zahlungsbereitschaft sichergestellt?

Das Reporting erfüllt seinen Zweck nur, wenn es die Empfänger der verschiedenen Entscheidungsebenen dazu bringt, bei Zielabweichungen rechtzeitig gegenzusteuern, Einfluss zu nehmen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Es erfüllt damit ebenfalls die Funktion eines operativen Frühwarnsystems und ist Bestandteil des Controlling-Regelkreises.

Voraussetzung ist, dass die Berichterstattung zeitnah erfolgt. Der Standard richtet sich an KMU und basiert auf dem Rechnungswesen des Unternehmens. Das Reporting wird zweckmäßigerweise auf externe Rechnungslegung abgestellt (wobei die Effekte der Bildung oder Auflösung stiller Reserven bereinigt werden müssen) und soll strukturell mit Planung und Budgetierung übereinstimmen.

Das Reporting durch bdp

bdp übernimmt bereits in vielen Fällen die Erstellung des Monats- oder Quartalsreporting. Wir können dabei die Geschäftsleitung auch im internen Kommunikationsprozess unterstützen und hinsichtlich der Abweichungen in der unterjährigen Entwicklung und den ggf. zu ergreifenden Maßnahmen Hilfestellung geben.

Durch den integrierten Planungsprozess können wir somit Standards für das interne Controlling liefern, die über die Möglichkeiten der Auswertungen des Rechnungswesens hinausgehen können.

Liquiditätsmanagement

Bei der Beurteilung des Liquiditätsmanagements geht es um die Einschätzung der Qualität von liquiditätssichernden Maßnahmen. Ziel des Liquiditätsmanagements ist es, die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens unter Berücksichtigung einer möglichst hohen Rentabilität zu jedem Zeitpunkt sicherzustellen.

Das Unternehmen sollte auch bei unerwartetem Geschäftsverlauf auf freie Liquiditätsreserven zurückgreifen können. Zu den Grundregeln liquiditätssichernder Maßnahmen zählen neben der schnellen Fakturierung und einem organisierten Mahnwesen auch eine systematische Überwachung der Warenbestände und die Optimierung der Lagerumschlagszeiten. Daneben gibt es eine Vielzahl denkbarer kurzfristiger und liquiditätsfördernder Finanzierungsmöglichkeiten (Verkauf der Forderungen, Ausweitung der Zahlungsziele).

Banken ermitteln anhand ihrer IT-Systeme fortlaufend die Ausnutzung der Kreditlinien und lassen diese Ausnutzung teilweise ins Rating einfließen, da ein hoher Ausnutzungsgrad ein Anhaltspunkt für Fehlsteuerungen oder Fehlentwicklungen (Verlustfinanzierung) im Unternehmen sein können.

Fazit

Das Controlling hat vielfältige Aufgaben zu bewältigen, die je nach Unternehmensart und -größe unterschiedlich breit gefächert sind. Generell kann man sagen, dass die Haupt-Aufgaben im Controlling das Erfassen sowie die Auswertung der Daten aus dem Rechnungswesen und anderen Bereichen sind. Das Controlling kommuniziert diese Daten und Fakten an die Unternehmensführung und bietet somit wichtige Unterstützung bei der Umsetzung strategischer und operativer Entscheidungen.