Durch moderne IT und schlüssige Organisation kann der Einkauf einen erheblichen Beitrag zur Wertschöpfung leisten

Im ersten Teil unserer Serie über den Wandel der Einkaufsorganisation in Unternehmen hatten wir bereits erläutert, dass in vielen klein- und mittelständischen Firmen dem Einkauf nicht der angemessene Stellenwert zugebilligt wird. Vielfach wird die Abteilung nur als Dienstleister für die Bestell- und Rechnungsabwicklung begriffen. Dabei kann bei effektiver Einbindung des Einkaufs in die Prozesse des Unternehmens ein erheblicher Wertschöpfungsbeitrag geleistet werden. Hierzu ist jedoch eine sachgerechte Organisation der Einkaufsabteilung notwendig. In dieser Ausgabe beschreiben wir die organisatorischen Voraussetzungen.

Im ersten Teil unserer Serie über den Wandel der Einkaufsorganisation in Unternehmen hatten wir bereits erläutert, dass in vielen klein- und mittelständischen Firmen dem Einkauf nicht der angemessene Stellenwert zugebilligt wird. Vielfach wird die Abteilung nur als Dienstleister für die Bestell- und Rechnungsabwicklung begriffen. Dabei kann bei effektiver Einbindung des Einkaufs in die Prozesse des Unternehmens ein erheblicher Wertschöpfungsbeitrag geleistet werden. Hierzu ist jedoch eine sachgerechte Organisation der Einkaufsabteilung notwendig. In dieser Ausgabe beschreiben wir die organisatorischen Voraussetzungen.

Einkäufer brauchen Zeit für Strategie

Wie in jeder Abteilung werden auch die Mitarbeiter im Einkauf nicht müde, sich regelmäßig über personelle Engpässe zu beschweren. Sie würden sich zwar gern mit zusätzlichen, strategischen Aufgaben beschäftigen, doch bleibt im Alltagsstress dafür meist zu wenig Zeit. Hier machen es sich die Einkaufsleiter und Mitarbeiter mit dieser Kritik oft zu einfach. Sicherlich werden die Einkaufsabteilungen vielfach stiefmütterlich behandelt. Neues, zusätzliches Personal genehmigt zu bekommen, fällt Einkaufsabteilungen meist deutlich schwerer als ihren Kollegen aus Vertrieb oder Produktion. Mit einer effizienten Struktur und Organisation unter Nutzung moderner Kommunikationsmittel und Beschaffungsmethoden lässt sich hier jedoch eine Menge Freiraum gewinnen.

Nutzung moderner Medien: e-Procurement

Die intensive Nutzung der IT ist heute für den Einzelkämpfer genauso selbstverständlich wie für Unternehmen jeder Größe. Trotzdem stellen wir immer wieder fest, dass nicht nur kleine, sondern auch größere mittelständische Unternehmen hier erheblichen Nachholbedarf haben. Teilweise werden beträchtliche personelle Ressourcen im Bereich der täglichen Materialdisposition und Bestellabwicklung verschlissen.

Unsortierte Warenlager und schlecht gepflegte Systeme

Die Gründe hierfür sind mannigfaltig. So finden sich immer wieder unübersichtliche und unsortierte Warenlager, schlecht gepflegte oder für die jeweilige Firma ungeeignete Warenwirtschaftssysteme, umständliche und viel zu aufwendige Abwicklungsprozesse. Das wird regelmäßig von schlechter Kommunikation zwischen den Abteilungen begleitet. So verbringen viele Einkäufer ihren Arbeitsalltag damit, Istbestände zu ermitteln, Planzahlen aus der Produktion zu organisieren und Bestellbedarfe zu ermitteln. Das alles erfolgt zusätzlich zum schon täglich zu bewältigenden operativen Katastrophenmanagement. In diesem Umfeld dann noch die Zeit für strategische Aufgaben zu finden, ist fast unmöglich.

e-Procurement gegen Teufelskreis

Dieser Teufelskreis kann durchbrochen werden, wenn das sogenannte e-Procurement genutzt wird. Darunter wird die Nutzung des Internets sowie anderer Informations- und Kommunikationssysteme (Bestellplattformen und ERP-Systeme) zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen verstanden.

Eine der wohl wichtigsten Voraussetzungen für effizientes Arbeiten ist die Nutzung eines modernen, auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnittenen ERP-Systems (Enterprise Ressource Planning). Mithilfe einer solchen Software und bei entsprechender Pflege durch alle Abteilungen kann der eben geschilderte Aufwand auf ein Minimum reduziert werden. So können gut gepflegte Systeme auf Knopfdruck eine komplette Übersicht über die Materialwirtschaft mit den vorhandenen Beständen und Planbedarfen der Produktion geben. Sie können daraus selbst Bestellvorschläge generieren und über festgelegte Freigabeprozeduren elektronisch die Bestellung auslösen. Daneben bieten viele Systeme umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten für den Einkauf an.

Neben recht einfachen ABC-Analysen (Umsätze nach Lieferanten, Artikelumsätze, Verbrauchsdaten) lassen sich auch individuelle Auswertungen oder umfangreiche Daten zur Lieferantenentwicklung und -auswertung generieren.

Trotz Kenntnis dieser Vorteile scheuen viele Unternehmer davor zurück, eine solche Software einzuführen. Lieber hält man an alten Systemen fest, die über die Jahre unkontrolliert und allenfalls punktuell weiterentwickelt werden. Das Ergebnis ist, dass niemand einen Überblick hat, nur wenige die Funktionen kennen und nutzen und wenn überhaupt nur eine sehr lückenhafte Dokumentation existiert.

Aber woher kommt diese Scheu vor Veränderung?

Viele Unternehmer sehen zunächst nur den entstehenden Aufwand bei der Einführung solcher Systeme. Zudem hat jeder, der an ERP-Software denkt, natürlich erst mal SAP im Kopf – sehr komplex, sehr aufwendig bei der Einführung und man braucht neben einer nicht allzu günstigen Erstinvestition, auch permanenten Support, welcher nicht gerade billig ist.

Natürlich ist die Einführung nicht einfach und bedarf eines erheblichen Aufwands an Zeit, Geld und Personal. Doch schließlich überwiegen die Vorteile.

Auch neben SAP gibt es geeignete ERP-Software

Es gibt neben dem allseits bekannten SAP eine große Anzahl unterschiedlichster ERP-Software für alle möglichen Unternehmensgrößen, Branchen und Budgets. Diese Systeme sind in der Regel modular aufgebaut und können die eigenen Prozesse bzw. Arbeitsabläufe sauber abbilden und durch die Einführung von „Zwangsprozeduren“ sicherstellen.

Der Einkäufer hat, eine gute Pflege vorausgesetzt, jederzeit Überblick über aktuelle Bestände, kann Bestands-, Preis- und Verbrauchsentwicklungen nachvollziehen und gemeinsam mit den Fachabteilungen Verbesserungsmaßnahmen implementieren. Längerfristig betrachtet setzt dies personelle Ressourcen für strategische Aufgaben frei bzw. es können ohne Aufbau zusätzlicher Kapazitäten größere Arbeitsvolumina in meist besserer Qualität bewältigt werden.

Wichtig ist gute Vorbereitung

Aufgrund der Modulbauweise kann man die für die jeweiligen Prozesse notwendigen Bausteine einführen und bei Bedarf erweitern. Dies hält Aufwand und Kosten überschaubar. Wichtig ist hierbei jedoch eine ausreichende Vorbereitung. Die meisten Kosten entstehen nicht bei der Anschaffung der Hardware und Software-Grundmodule, sondern bei der später notwendig werdenden Anpassung der Software an die unternehmensspezifischen Erfordernisse.

Dies lässt sich leicht verhindern, wenn man im Vorfeld der Einführung zunächst abteilungsübergreifend ermittelt, welche Anforderungen ein solches System erfüllen muss, und hieraus ein Pflichten-und-Lastenheft erstellt. Eventuelle Anpassungen sind damit schon beim Kauf berücksichtigt und werden nicht über teure Stundensatzabrechnungen aufgeschlagen.

Auch später beim Support und bei Updates lässt sich viel Geld sparen, wenn bereits bei der Anschaffung der Software entsprechende Vereinbarungen wie Stundensätze, eventuell kostenlose Supportleistungen oder Festpreise vereinbart werden.

Die C-Artikelbeschaffung ist keine Kernaufgabe der Einkaufsabteilung

Eine große Bedeutung im Rahmen des e-Procurement hat in den letzten Jahren das Thema Outsourcing der C-Artikelbeschaffung gewonnen.

Aber was ist eigentlich ein C-Artikel? Meist werden darunter diejenigen Artikel verstanden, welche bei einer ABC-Analyse nach ihrer Mengen-Wert-Relation den größten Teil des Aufwandes verursachen, aber nur einen untergeordneten Anteil des Beschaffungsvolumens ausmachen. Im Einzelfall mag man sich über die Einordnung streiten, aber regelmäßig zählen zu den C-Artikeln alle Teile und Produkte, welche standardisiert sind, von einfacher Qualität, unkompliziert zu beschaffen und niedrig im Preis sind.

Hierzu zählen beispielsweise Büromaterialien, einfache Arbeitsschutzausrüstung, Standard-Kleinwerkzeuge, Befestigungstechnik, Normteile, Elektrobedarfe und vieles mehr. Bei der Beschaffung solcher Materialien werden in vielen kleinen und größeren Unternehmen noch immer erhebliche Ressourcen gebunden und verschlissen.

Hohe Prozesskosten bei C-Artikeln

Ausgangspunkt bei der Frage nach der Sinnhaftigkeit einer Beschaffung von C-Artikeln durch die Einkaufsabteilung ist die Betrachtung von Prozesskosten, d. h. der Kosten, die bei jedem Einkaufsvorgang anfallen (z. B. Lohnkosten der Mitarbeiter). Durchschnittlich entstehen abhängig von der Unternehmensgröße ca. 50 bis 250 Euro Aufwendungen je Bestellung. Geht man entsprechend der Paretoformel davon aus, dass C-Artikel rund 75 - 80 % aller Bestellungen, aber eben nur etwa 20 % des Wertes des Gesamteinkaufs ausmachen, ist die Entscheidungen pro Outsourcing recht einfach zu treffen.

Auch die Einführung entsprechender Strukturen ist mit vergleichsweise geringen Aufwand und Kosten verbunden. Regelmäßig führen potenzielle Dienstleister mit dem Einkauf eine Analyse der C-Teile im Unternehmen durch und legen gemeinsam den späteren Umfang der zu beschaffenden Teile fest. Zudem werden Bestellverantwortliche aus den einzelnen Bereichen und die Kostenstellenstruktur des Unternehmens vom Dienstleister angelegt.

Die notwendigen Bestellplattformen, über die später direkt von den verantwortlichen Kostenstellen aus Bestellungen eingestellt werden, sind über die Website des Anbieters permanent zugängig und erfordern lediglich einen Internetanschluss.

Externe Dienstleister bieten Zusatzfunktionen

Über die reine Bestellfunktion der Plattform bieten viele Anbieter zudem auch die Verfolgung des Bestellstatus, eine Lieferterminkontrolle und eine Wareneingangsüberwachung ab. Schlussendlich besteht die Möglichkeit, eine vorkontierte Sammelrechnung über alle so abgewickelten Bestellungen monatlich zu erhalten und diese über die entsprechenden Schnittstellen direkt in das eigene Buchhaltungssystem zu übernehmen. Kontrollen finden lediglich stichprobenartig statt.

Die Vorteile dieses Outsourcings sind immens. Neben Preisvorteilen, Senkung der Beschaffungszeiten, Verringerung der Lieferantenzahl und Reduzierung der Schnittstellen werden vor allem die Arbeitsaufwendungen im Einkauf reduziert. Das schafft Zeit für die eingangs erwähnte strategische Beschaffung.

Outsourcing birgt auch Gefahren

Aber Vorsicht: Mit dem Outsourcing solcher Dienstleistungen sind auch Gefahren verbunden. Aus eigener Erfahrung kann ich nur bestätigen, dass eine allzu freizügige und unkontrollierte Freigabe bei der Bestellung von C-Artikeln schnell von den Bestellberechtigten ausgenutzt wird. Da die meisten Bestellungen direkt von den Fachabteilung eingestellt werden, also nicht durch den Einkauf, ist es empfehlenswert, eine Budgetierung und Genehmigungsstufen (z. B. endgültige Freigabe erst durch den Einkauf) bei der Bestellung einzuführen. So wird sichergestellt, dass stets das „Vieraugenprinzip“ gewahrt bleibt. Zudem muss unbedingt eine regelmäßige Auswertung mit den Kostenstellenverantwortlichen erfolgen.

Neben diesen internen Gefahren entsteht extern mit Bindung an einen solchen Anbieter auch die Gefahr einer Abhängigkeit. Durch die Beschaffung über Dritte wird eben auch ein Stück Know-how aus der Hand gegeben. Zudem fallen spätere Preisvergleiche und damit ein effektiver Wettbewerb sehr schwer.

Fazit

Trotz dieser Nachteile bietet der effektive Einsatz der elektronischen Beschaffung durch moderne ERP-Systeme oder über Bestellplattformen von Beschaffungsdienstleistern für C-Artikel erhebliche Kostenreduktionspotenziale. Gern sind wir bereit Sie hierbei zu unterstützen.