Auswahl, Überwachung und Bewertung der Lieferanten sind wesentliche Pflichten entsprechend ISO 9001

Nur wenn ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem nachhaltig und wirksam im Unternehmen implementiert ist, kann am Ende auch ein qualitativ hochwertiges Ergebnis und eine hohe Kundenzufriedenheit stehen. Aber was muss man eigentlich tun, um all dies sicherzustellen und wie kann es umgesetzt werden?

Hermann Tietz (Begründer der Hertie Warenhauskette) sagte einmal: „Qualität bedeutet, dass der Kunde und nicht die Ware zurückkommt.“ In diesem kurzen Zitat steckt viel Wahrheit. Eine Einkaufsabteilung darf heute nicht nur Bestellabwicklerin sein, die Produkte und Leistungen billig einkauft. Vielmehr muss die Beschaffung wirtschaftlich sein. Dazu gehört vor allem die Sicherstellung einer hohen Qualität der beschafften Waren und der Dienstleistungen. Der Einkäufer entwickelt sich damit, in Zusammenarbeit mit der Qualitätssicherung, auch zu einem Qualitätsmanager.

Gleichwohl haben viele Einkaufsabteilungen große Schwierigkeiten bei der effektiven Umsetzung dieses Anspruchs. Vielfach fehlt es auch schlicht am Verständnis für das Thema. Oft wird übersehen, dass Qualität nicht nur das eingekaufte Produkt selbst umfasst, sondern auch die Gesamtheit aller Prozesse im Unternehmen.

Wesentliche Anforderungen definiert die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001. Demnach sind wesentliche Pflichten der Beschaffung die Auswahl, Überwachung und Bewertung der Lieferanten.

Lieferantenauswahl mit SCOPE-Modell

Wie finde ich den richtigen Lieferanten? Ausgangspunkt sind immer die Kundenanforderungen. Diese und die eigenen primären Geschäftsbedürfnisse definieren letztlich die an den Lieferanten zu stellenden Anforderungen. Diese gilt es in ein System zu gießen, welches eine Vergleichbarkeit ermöglicht.

Eine recht gutes und umfassendes System zur Auswahl neuer Lieferanten bietet die Datenanalyse mittels des Scope-Modells. Dabei werden die Informationen über die jeweiligen Lieferanten in fünf Kategorien erfasst und analysiert:

Strategic Fit (strategische Eignung)

Hierbei werden die strategischen Ziele des Lieferanten, seine Unternehmensorganisation und sein Produktprofil betrachtet und analysiert, wie diese zum eigenen Unternehmen passen. Mögliche Kriterien sind der Managementansatz, Geschäftsstrukturen, die Unternehmensführung oder die strategische Ausrichtung.

Customer Portfolio (Kundenportfolio)

Hierfür werden die Beziehungen des Lieferanten zu seinen Kunden bewertet. Betrachtet wird die Marktposition, das Kundenportfolio, kommerzielle Gesichtspunkte und nicht zuletzt die Kundenzufriedenheit bzw. das Image des Lieferanten.

Operational Excellence (operative Fähigkeiten)

Hier sollen die wesentlichen operativen Fähigkeiten gemessen werden. Insbesondere sind hier Informationen über Qualitätsmanagementsysteme, Logistikfähigkeiten, Fertigungskompetenzen, Infrastruktur und Lieferantenbasis zu bewerten.

Product and Process Development (Produkt- und Prozessentwicklung)

Aufgrund der oftmals abnehmenden eigenen Fertigungstiefe wird der Bereich Produkt- und Prozessentwicklung zunehmend wichtiger. Erwartet werden heute nicht nur die Lieferung von Einzelteilen, sondern die Fertigung ganzer Komponenten. Dies führt zu einer Verlagerung von Entwicklungsprozessen hin zum Lieferanten. Betrachtet werden hierzu die Kernkompetenzen, die Forschungsaktivitäten, das Projekt-Know-how oder aber auch das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung (KVP-Mentalität).

Economic Viability (wirtschaftliche Lage)

Schließlich ist auch die wirtschaftliche Lage des Lieferanten zu beurteilen. Kriterien sind dabei die finanzielle Leistungsfähigkeit wie Umsatzentwicklung, Gewinne, Cashflow usw. Daneben sind Kostenstruktur, Eigentümerstrukturen oder auch die Organisationsstrukturen des Unternehmens mögliche Bewertungskriterien.

Über eine Bewertungsmatrix, mit deren Hilfe man die einzelnen Kriterien gewichten kann, erhält man schließlich eine Gesamtpunktzahl, welche eine direkte Vergleichbarkeit der Lieferanten ermöglicht.

Lieferantenüberwachung

Hat man einmal einen geeigneten und leistungsfähigen Lieferanten gefunden, muss dieser in der Folge überwacht, bewertet und weiterentwickelt werden. Auch diese Aufgabe wird in vielen klein- und mittelständischen Unternehmen sehr stiefmütterlich behandelt. Zwar verfügen viele Unternehmen über ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, welches genau diese Überwachung, Bewertung und Weiterentwicklung der Lieferanten fordert. Dem entsprechen viele Unternehmen aber leider nur nach der Papierform für den Auditor, nicht aber in der betrieblichen Praxis. Mangelndes Verständnis für das Thema Qualitätsmanagement sowie die fehlende Erfahrung bei der Umsetzung spielen hierbei eine große Rolle.

Gerade im Bereich der industriellen Produktion ist der Abschluss einer Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) mit dem Lieferanten unabdingbar. Mit solchen Vereinbarungen werden die wesentlichen Anforderungen festgehalten, die ein Lieferant bei der Durchführung des Auftrags zu erfüllen hat. Inhaltlich sollen QSVs die Ziele der Zusammenarbeit, Konsequenzen bei Fehlverhalten, Informationspflichten, Sicherung des Qualitätsmanagements, Sicherstellung der Herstellbarkeit, Maßnahmen bei Qualitätsmängeln und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess definieren und sicherstellen. Dies nimmt den Lieferanten einerseits in die Pflicht, gewährleistet andererseits aber auch, dass er von Anfang an weiß, was von ihm erwartet wird.

Wichtig ist ferner, vor Vergabe eines Auftrags sowie in der laufenden Produktion Audits beim Lieferanten durchzuführen. Der Inhalt und Umfang des Audits richtet sich nach dem Auditanlass (z. B. Erstaudit oder regelmäßiges Wiederholungsaudit, Produktaudit) sowie nach der bisherigen Performance des Lieferanten. Allerdings ist ebenso wie eine QSV auch die Durchführung eines Audits kein Selbstzweck, denn der hierfür notwendige Aufwand ist langfristig gut investiert. Neben dem persönlichen Kontakt zum Lieferanten ermöglichen Audits einen sehr weitgehenden Einblick in die Organisation und Geschäftsprozesse von dessen Unternehmen. So können frühzeitig Fehlentwicklungen erkannt und ihnen gemeinsam gegengesteuert werden.

Lieferantenbewertung

Eine weitere Kernforderung jedes Managementsystems ist die regelmäßige Durchführung einer Lieferantenbewertung, deren Bekanntgabe an den Lieferanten sowie gegebenenfalls die Vereinbarung von Verbesserungsmaßnahmen.

Viele Unternehmen bewerten zwischen ein und vier Mal pro Jahr die Leistung ihrer Zulieferer. Die hierbei herangezogenen Kriterien sind oft sehr einfach strukturiert und daher nur bedingt aussagefähig. Oftmals werden nur Lieferperformance, Anzahl der Reklamationen, Preis und gelieferte Qualität oder das Vorhandensein bestimmter Zertifizierungen bewertet.

Um ein qualifiziertes Ergebnis zu erhalten, müssen solche Bewertungen jedoch deutlich umfangreicher sein. Neben den harten Kriterien wie vorhandene Zertifikate, Termintreue, Mengentreue, PPM-Rate und Preisverhalten sollten stets auch weiche subjektive Kriterien in die Bewertung einfließen. Solche Kriterien können beispielsweise das Verhalten bei Reklamationen, Innovationsfähigkeit, Anlaufmanagement, Technologieposition usw. sein.

Für die Bewertung gibt es kein festes und generell gültiges Schema. Grundsätzlich muss eine Bewertung an den Bedürfnissen und Forderungen des bewertenden Unternehmens orientiert sein. Über Scoringmodelle kann dann eine Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien und letztlich eine Einstufung des Lieferanten erfolgen. Die so gewonnenen Ergebnisse können als Basis für die Weiterentwicklung des Lieferanten dienen und sichern so eine stets hohe Qualität der beschafften Produkte. Dies spart langfristig enorme Kosten und steigert den Unternehmenserfolg.

Sollten Sie Hilfe bei der Optimierung ihres Qualitätsmanagements im Einkauf benötigen, stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.